diff --git a/RG_AGEG_projet_058.pdf b/RG_AGEG_projet_058.pdf new file mode 100644 index 0000000..18cb4a3 Binary files /dev/null and b/RG_AGEG_projet_058.pdf differ diff --git a/reglements-procedures-politiques/AgegStyle.sty b/reglements-procedures-politiques/AgegStyle.sty index c55e699..5dd111e 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/AgegStyle.sty +++ b/reglements-procedures-politiques/AgegStyle.sty @@ -140,7 +140,7 @@ \agegskip \stepcounter{reglement} \chapter*{Règlement~\thereglement~: #1} - \addcontentsline{toc}{chapter}{Réglement~\thereglement~: #1} + \addcontentsline{toc}{chapter}{Règlement~\thereglement~: #1} } \newcommand{\politique}[1]{ \agegskip diff --git a/reglements-procedures-politiques/Definitions.tex b/reglements-procedures-politiques/Definitions.tex index 7ebf17e..1bf6a0d 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Definitions.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Definitions.tex @@ -20,5 +20,8 @@ \chapter*{DÉFINITIONS} \item[Promotion de troisième année :]{Promotion qui effectue présentement sa troisième année scolaire au baccalauréat.} \item[Promotion de quatrième année :]{Promotion qui effectue présentement sa quatrième année scolaire au baccalauréat jusqu'à sa date de passation tel que définit dans l'entente inter-promo.} \end{description} - +\vspace{5mm} +\begin{description} +\item[Département de comptabilité de l'AGEG]{Ensemble des documents / serveurs / logiciels / adresses courriel et procédures servant à la comptabilité de l'AGEG, incluant les employés de l'AGEG et exécutants de l'AGEG oeuvrant dans ces dossiers.} +\end{description} \adoption{{3 février}}{{(à venir)}} \ No newline at end of file diff --git a/reglements-procedures-politiques/Images/OktoOrganigramme.png b/reglements-procedures-politiques/Images/OktoOrganigramme.png new file mode 100644 index 0000000..e532286 Binary files /dev/null and b/reglements-procedures-politiques/Images/OktoOrganigramme.png differ diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglement_AGEG.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglement_AGEG.tex index 5ab8ac1..2c859f3 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglement_AGEG.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglement_AGEG.tex @@ -42,7 +42,7 @@ \include{Reglements/Reglement25Subventions} \include{Reglements/Reglement26FEE} \include{Reglements/Reglement27FondsDirection} -\include{Reglements/Reglement28ActivitesSociales} +\include{reglementAbrogesInclude} \include{Reglements/Reglement29FondsDonation} \include{Reglements/Reglement30DelegationJdG} \include{Reglements/Reglement31DelegationFCEG} @@ -67,44 +67,51 @@ \include{Reglements/Reglement50FinancesGroupes} \include{Reglements/Reglement51APP} \include{Reglements/Reglement52CodeConduite} -\include{Reglements/Reglement53ComiteProjetDeGenie} +\include{reglementAbrogesInclude} \include{reglementAbrogesInclude} \include{Reglements/Reglement55LocauxAGEG} \include{reglementAbrogesInclude} +\include{Reglements/Reglement57ActivitesSociales} +\include{Reglements/Reglement58Cotisations1erCycle} +\include{Reglements/Reglement59CotisationCyclesSupp} \end{sloppypar} +\include{Couverture_Politiques} +%\thispagestyle{fancy} +%\fancyTpage +\listofmypolitique + +\begin{sloppypar} + +\include{Definitions} +\addcontentsline{pro}{chapter}{DÉFINITIONS} +\include{PolitiqueAbroges} -%\include{Couverture_Procedures} -%\fancyTpage\listofmyprocedure +\include{Politiques/Politique1Harcelement} +\politiqueAbroge %\include{Politiques/Politique2Cannabis} +\politiqueAbroge %\include{Politiques/Politique3Kilometrage} +\politiqueAbroge %\include{Politiques/Politique4volsEnversLageg} +\politiqueAbroge %\include{Politiques/Politique5Locations} +\include{Politiques/Politique6CartedeCredit} -%\begin{sloppypar} +\end{sloppypar} -%\include{Definitions} -%\addcontentsline{pol}{chapter}{DÉFINITIONS} -%\include{Procedures/Procedure1GestionDesDifferents} -%\end{sloppypar} +\include{Couverture_Procedures} +%\fancyTpage +\listofmyprocedure +\begin{sloppypar} -%\include{Couverture_Politiques} -%\thispagestyle{fancy} -%\fancyTpage\listofmypolitique +\include{Definitions} +\addcontentsline{pol}{chapter}{DÉFINITIONS} +%Procedures ici -%\begin{sloppypar} +\end{sloppypar} -%\include{Definitions} -%\addcontentsline{pro}{chapter}{DÉFINITIONS} -%\include{PolitiqueAbroges} -\include{Politiques/Politique1Harcelement} -\include{Politiques/Politique6CartedeCredit} -%\include{Politiques/Politique2Cannabis} -%\include{Politiques/Politique3Kilometrage} -%\include{Politiques/Politique4volsEnversLageg} -%\include{Politiques/Politique5Locations} -%\end{sloppypar} \end{document} diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement14Affichage.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement14Affichage.tex index 132b951..63a5933 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement14Affichage.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement14Affichage.tex @@ -20,7 +20,7 @@ {Fraternité}{Promouvoir le sentiment d’appartenance en favorisant l’organisation d’activités sociales.} \article{Rôles et pouvoirs} -\sousarticle{Vice-présidence aux employé-e-s et à la communication de l’AGEG} +\sousarticle{Vice-présidence à l'image et aux communications de l'AGEG} \alinea{Elle est responsable de l’application du présent règlement.} \sousarticle{Permanence de l’AGEG} diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement18ContratBiere.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement18ContratBiere.tex index 0433124..595e338 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement18ContratBiere.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement18ContratBiere.tex @@ -1,13 +1,13 @@ -\reglement{Relatif au contrat de bière} +\reglement{Relatif aux contrats de bière} -\preambule{L’objectif du présent règlement est de démontrer les principaux enjeux relatifs au contrat de bière.} +\preambule{L’objectif du présent règlement est de démontrer les principaux enjeux relatifs aux contrats de bière.} \partie{Dispositions générales} -\article{Mission de l’AGEG par rapport au contrat de bière} +\article{Mission de l’AGEG par rapport aux contrats de bière} \alinea{Le but du contrat de bière est d’augmenter et de faciliter l’organisation des activités sociales dans notre Faculté.} \article{Vision de l’AGEG par rapport au contrat de bière} -\alinea{La vision de l’AGEG est d’offrir un produit de qualité à meilleur prix lors des activités de génie.} +\alinea{La vision de l’AGEG est d’offrir des produits de qualité à meilleur prix lors des activités de génie.} \article{Valeurs de l’AGEG à propos du contrat de bière} \valeurs{Intégrité}{Assurer le respect des clauses du contrat de bière} @@ -17,19 +17,19 @@ \article{Rôles et pouvoirs} \sousarticle{Président de l’AGEG} -\alinea{Il est responsable de la gestion du contrat avec le vice-président aux affaires financières et la promotion finissante.} +\alinea{Il est responsable de la gestion des contrats de ce type, avec le vice-président aux affaires financières et la promotion finissante.} \alinea{Il doit s’assurer qu’il ait, en tout temps, une étroite communication entre le vice-président aux affaires financières et la promotion finissante, afin d’éviter le dédoublement de tâches.} -\alinea{Il est signataire de tout document autorisé en CA pour et au nom du CA qui a trait à l’entente entre l’AGEG et la brasserie.} +\alinea{Il est signataire de tout document autorisé en CA pour et au nom du CA qui a trait à l’entente entre l’AGEG et le fournisseur ou brasserie.} \sousarticle{Vice-président aux affaires légales} -\alinea{Il est responsable de la gestion du contrat avec le président et la promotion finissante.} +\alinea{Il est responsable de la gestion des contrats avec le président et la promotion finissante.} \alinea{Il a la responsabilité de négocier les ententes ainsi que de mener les dossiers de fond, soit ce qui a trait aux prix de présence, à la résolution de problèmes, etc. En fait, tout ce qui n’a pas trait à la gestion des commandes comme telles.} -\alinea{Le VPAL de l’été a la responsabilité de faire l’évaluation du contrat sur la dernière année. Il doit, pour ce faire, évaluer les forces et les faiblesses de notre entente afin d’optimiser le partenariat entre les deux parties.} -\alinea{L’année où le contrat arrive à échéance, le VPAL de l’été est responsable de négocier une nouvelle entente. S’il le juge pertinent, il peut faire le tour du marché pour voir ce qui pourrait nous être offert par une autre brasserie.} +\alinea{Le VPAL de l’été a la responsabilité de faire l’évaluation des contrats sur la dernière année. Il doit, pour ce faire, évaluer les forces et les faiblesses de nos ententes, afin d’optimiser le partenariat entre les deux parties.} +\alinea{L’année où le contrat arrive à échéance, le VPAL de l’été est responsable de négocier une nouvelle entente. S’il le juge pertinent, il peut faire le tour du marché pour voir ce qui pourrait nous être offert par un autre fournisseur ou brasserie.} \sousarticle{Vice-président aux affaires financières de l’AGEG} -\alinea{Il supervise la promotion finissante dans la gestion quotidienne, soit ce qui a trait à la facturation, aux commandes et aux relations avec la brasserie, etc.} -\alinea{Il est responsable de la distribution des argents remis par la brasserie selon l’entente survenue entre les deux parties. Il se doit de distribuer les sommes de façon équitable, en respectant tous les règlements internes de l’AGEG et toutes les modalités du contrat.} +\alinea{Il supervise la promotion finissante dans la gestion quotidienne, soit ce qui a trait à la facturation, aux commandes et aux relations avec le fournisseur ou brasserie, etc.} +\alinea{Il est responsable de la distribution des argents remis par le fournisseur ou brasserie selon l’entente survenue entre les deux parties. Il se doit de distribuer les sommes de façon équitable, en respectant tous les règlements internes de l’AGEG et toutes les modalités du contrat.} \sousarticle{Promotion finissante} \alinea{Elle est responsable de la gestion du contrat avec le vice-président aux affaires financières et le président.} @@ -46,34 +46,33 @@ \article{Particularités} \alinea{Aucun responsable de la gestion du contrat ne pourra recevoir de rémunération soit monétaire ou matérielle pour son travail} -\alinea{Le contrat est à huis clos et ne devra jamais devenir public, même après l’échéance de celui-ci.} +\alinea{Les contrats sont à huis clos et ne devront jamais devenir publics, même après l’échéance de ceux-ci.} \alinea{Seuls les membres du CA ont le droit de prendre connaissance de l’entente globale.} \alinea{L’entente sera conservée en permanence dans le coffre de la corporation. En aucun temps et sous aucun prétexte elle ne devra être divulguée à qui que ce soit.} -\alinea{Par contre, sur décision unanime du CE ou sur approbation du CA, une partie ou l’ensemble du contrat pourra être divulgué à un membre de l’AGEG dont les services seraient requis pour aider à gérer ledit contrat.} +\alinea{Par contre, sur décision unanime du CE ou sur approbation du CA, une partie ou l’ensemble du contrat pourra être divulgué à un membre de l’AGEG dont les services seraient requis pour aider à gérer ledit contrat ou lorsqu'un motif raisonnable est présenté.} \article{Organisme reconnu} \alinea{Seuls les groupes et regroupements qui sont reconnus sur le campus comme étant des organismes ont le droit de se prévaloir des différents services offerts grâce à l’entente.} -\article{Exclusion de l’entente} -\alinea{Il est entendu que si un organisme ou l'un de ses membres posait des actions pouvant nuire à l’entente entre l’AGEG et la brasserie, il se verrait interdire l’accès aux différents services offerts par cette entente.} -\alinea{Il est entendu que tout organisme qui tenterait de passer outre les responsables, soit en contactant eux-mêmes la brasserie ou tout autre acte considéré comme pouvant porter préjudice à l’entente subira les sanctions citées plus haut.} -\alinea{Un organisme qui est associé de près ou de loin à une autre brasserie se verra exclu de l’entente.} +\article{Exclusion des ententes} +\alinea{Il est entendu que si un organisme ou l'un de ses membres posait des actions pouvant nuire à l’entente entre l’AGEG et le fournisseur ou brasserie, il se verrait interdire l’accès aux différents services offerts par cette entente.} +\alinea{Il est entendu que tout organisme qui tenterait de passer outre les responsables, soit en contactant eux-mêmes le fournisseur ou brasserie, ou tout autre acte considéré comme pouvant porter préjudice à l’entente subira les sanctions citées plus haut.} +\alinea{Un organisme qui est associé de près ou de loin à une un autre fournisseur ou brasserie se verra exclu de l’entente.} \article{Durée de l’exclusion} -\alinea{L’organisme qui est associé avec une brasserie concurrente sera exclu tant et aussi longtemps qu’il lui restera des obligations à remplir face à cette brasserie.} +\alinea{L’organisme qui est associé avec un fournisseur ou brasserie concurrent sera exclu tant et aussi longtemps qu’il lui restera des obligations à remplir face à cette brasserie.} \alinea{Pour les autres délits, une décision en CA permettra de juger de la longueur de l’exclusion.} -\article{Articles promotionnels provenant de -l’entente} +\article{Articles promotionnels provenant des ententes} \alinea{La vente d’articles promotionnels sera réservée à la promotion finissante.} \alinea{L’AGEG se réserve le droit de vendre ces articles si le besoin se fait sentir.} -\alinea{Le prix de vente des articles promotionnels ne devra en aucun cas dépasser le prix de détail suggéré par la brasserie.} +\alinea{Le prix de vente des articles promotionnels ne devra en aucun cas dépasser le prix de détail suggéré par le fournisseur ou brasserie.} \article{Prix de présence} \alinea{Les organismes qui organisent des activités sociales sont tenus de distribuer aux participants les articles promotionnels qu’ils ont reçus de l’AGEG pour une activité déterminée et ce, le plus équitablement possible lors de ce même événement.} \alinea{En aucun cas, un organisateur ne pourra conserver pour son usage personnel ni même utiliser le privilège offert par l’AGEG à des fins personnelles.} \alinea{Tout organisme dont un de ses membres se placerait dans cette position devrait payer à l’AGEG le prix de vente suggéré par la brasserie du produit en question sous peine de se voir retirer l’accès aux différents services de l’entente tel que stipulé à l’article 2.4 du présent règlement.} -\alinea{Les produits qui ne seraient pas utilisés lors de l’événement pour lequel ils ont été attribués devront être remis aux responsables de l’AGEG sous peine des mêmes sanctions que précédemment.} +\alinea{Les produits qui ne seraient pas utilisés lors de l’événement pour lequel ils ont été attribués devront être remis au CE en fonction, sous peine des mêmes sanctions que précédemment.} \article{Engagement de l’AGEG envers les organismes de la Faculté} \alinea{La seule contribution que l’AGEG se réserve est l’attribution des gratuités.} diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement1RG.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement1RG.tex index 114a55e..171bd1d 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement1RG.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement1RG.tex @@ -74,13 +74,16 @@ \sousarticle{Personnes membres régulières actives} -\alinea{Est une personne membre régulière active de l’AGEG toute personne étudiante inscrite à un programme de premier cycle, de maîtrise, de doctorat ou à un stage postdoctoral de la Faculté de génie de l’Université de Sherbrooke en session d’étude. Ses droits sont de participer à toutes les activités de la corporation, recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, assister à ces assemblées et sont éligibles à titre de personnes administratrices ou exécutantes de la corporation. Ces membres ont un droit de vote.} - +\alinea{Est une personne membre régulière active de l’AGEG toute personne étudiante inscrite à un programme de premier cycle, de maîtrise, de doctorat ou à un stage postdoctoral de la Faculté de génie de l’Université de Sherbrooke, excluant les programmes du Centre de développement professionnel de la Faculté de Génie. Cette personne est en session d'étude.} +\alinea{Ses droits sont de participer à toutes les activités de la corporation, recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, assister à ces assemblées et sont éligibles à titre de personnes administratrices ou exécutantes de la corporation.} +\alinea{Ces membres ont un droit de vote.} \sousarticle{Personnes membres régulières passives} -\alinea{Est une personne membre régulier passif de l’AGEG tout étudiant inscrit à un programme de premier cycle de la Faculté de génie de l’Université de Sherbrooke qui n’est pas en session d’étude. Ses droits sont de participer à toutes les activités de la corporation, recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, assister à ces assemblées et sont éligibles à titre de personnes administratrices de la corporation. Ces membres ont un droit de vote.} +\alinea{Est une personne membre régulière passive de l’AGEG toute personne étudiante inscrite à un programme de premier cycle, de maîtrise, de doctorat ou à un stage postdoctoral de la Faculté de génie de l’Université de Sherbrooke, excluant les programmes du Centre de développement professionnel de la Faculté de Génie. Cette personne n'est pas en session d'étude.} +\alinea{Ses droits sont de participer à toutes les activités de la corporation, recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, assister à ces assemblées et sont éligibles à titre de personnes administratrices ou exécutantes de la corporation.} +\alinea{Ces membres ont un droit de vote.} @@ -146,9 +149,9 @@ \article{Assemblée générale régulière} -\alinea{Il doit y avoir, lors d’une session sans assemblée générale annuelle, au moins une assemblée générale régulière. Celle-ci peut être convoquée par le conseil d’administration ou le comité exécutif. Un avis de convocation doit être envoyé par courriel au moins quatre jours ouvrables avant l’assemblée et doit contenir le cahier de propositions ainsi que tous les règlements auxquels des modifications sont proposés.} +\alinea{Une assemblée générale régulière peut être convoquée par le conseil d’administration ou le comité exécutif. Un avis de convocation doit être envoyé par courriel au moins quatre jours ouvrables avant l’assemblée et doit contenir le cahier de propositions ainsi que tous les règlements auxquels des modifications sont proposés.} -\alinea{Chaque promotion doit organiser au moins une assemblée générale par session afin d’élire son comité exécutif pour une session déterminée ou pour informer la promotion sur ce qu’il se passe avec celle-ce. Le quorum à respecter est celui identifié à l’article 4.5} +\alinea{Chaque promotion doit organiser au moins une assemblée générale de promotion par année afin d'informer la promotion sur ce qu’il se passe avec celle-ci et de prendre des décisions. Le quorum à respecter est celui identifié à l’article 4.5} @@ -156,7 +159,7 @@ \article{Assemblée annuelle} -\alinea{L'assemblée générale annuelle des membres de la corporation aura lieu durant la session suivant la fin de l’année financière de la corporation à une date fixée par le conseil d'administration. Elle sera tenue en la cité de Sherbrooke à tout endroit déterminé par le conseil d'administration. À l'assemblée générale annuelle sont approuvés les rapports financiers annuels datant de moins de quatre (4) mois, les autres rapports exigés par la loi et sont ratifiés les règlements, résolutions et actes adoptés ou posés par le conseil d'administration et les personnes exécutantes depuis la dernière assemblée générale. Un avis de convocation est adressé par courriel à tous les membres au moins 7 jours avant l’assemblée.} +\alinea{L'assemblée générale annuelle des membres de la corporation aura lieu durant la session suivant la fin de l’année financière de la corporation à une date fixée par le conseil d'administration. Elle sera tenue en la cité de Sherbrooke à tout endroit déterminé par le conseil d'administration. À l'assemblée générale annuelle sont approuvés les rapports financiers annuels datant de moins de quatre (4) mois, les autres rapports exigés par la loi et sont ratifiés les règlements, résolutions et actes adoptés ou posés par le conseil d'administration et les personnes exécutantes depuis la dernière assemblée générale. Un avis de convocation est adressé par courriel à tous les membres, et des annonces sont publiées sur les différents moyen de communication de l'organisation, au moins 7 jours avant l’assemblée.} @@ -164,7 +167,7 @@ \alinea{Le conseil d’administration, le conseil exécutif ou 20 personnes membres régulières peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée générales spéciales au lieu, à la date et à l'heure désirée. Les personnes convoquant l'AGS doivent donner un délai de 2 jours ouvrables aux membres pour cette réunion. La présidence de l'AGEG est alors tenue de convoquer cette assemblée. Le conseil d’administration ou le conseil exécutif procède par résolution, tandis que le groupe de 20 personnes membres régulières ou plus doit produire une demande écrite, signée par ces 20 personnes membres régulières ou plus. L’avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée et l'ordre du jour ne peut être modifié.} -\alinea{Un avis de convocation est adressé par courriel à tous les membres dès la réception de la convocation par la présidence. L’avis doit contenir les sujets à être traités lors de l’assemblée.} +\alinea{Un avis de convocation est adressé par courriel à tous les membres, et des annonces sont publiées sur les différents moyen de communication de l'organisation, dès la réception de la convocation par la présidence. L’avis doit contenir les sujets à être traités lors de l’assemblée.} \alinea{La présence d'une personne membre régulière à une assemblée couvre le défaut d'avis quant à cette personne.} @@ -232,7 +235,7 @@ \begin{itemize} - \item De ces personnes administratrices, une place par promotion présente en session d’études est réservée d’office pour des personnes représentantes de promotion avec un (1) vote chacune. Ces personnes sont nommées par les comités exécutifs des promotions. Une place est aussi réservée pour un représentant des cycles supérieurs avec un (1) vote. + \item De ces personnes administratrices, une place par promotion présente en session d’études est réservée d’office pour des personnes représentantes de promotion avec un (1) vote chacune. Ces personnes sont nommées par les comités exécutifs des promotions. Une place est aussi réservée pour un représentant des cycles supérieurs, choisie par le conseil exécutif de la promotion des cycles supérieurs avec un (1) vote. \item De ces personnes administratrices, une est réservée pour la personne responsable des activités des jeudis détentes. Ce siège n’est pas transférable en cas de vacance du poste ou si ladite personne est déjà élue en tant que personne administratrice. @@ -250,7 +253,7 @@ -\alinea{La personne qui exécute la coordination administrative de la corporation siège à titre d'observatrice privilégiée avec droit de parole.} +\alinea{Les employés du département de comptabilité de l'AGEG siègent à titre d'observateur privilégié avec droit de parole.} @@ -274,9 +277,13 @@ \article{Élection} -\alinea{Les personnes administratrices annuelles sont élues à la session d’automne par les personnes membres régulières au cours d’une assemblée générale régulière, annuelle ou spéciale.} +\alinea{Les personnes administratrices annuelles sont élues pour la session d'hiver, par les personnes membres régulières.} -\alinea{Les personnes administratrices saisonnières sont élues deux sessions à l’avance par les personnes membres régulières au cours d’une assemblée générale régulière, annuelle ou spéciale.} +\alinea{Les personnes administratrices saisonnières sont élues deux sessions à l’avance par les personnes membres régulières } +\alinea{Les personnes administratrices annuelles et saisonnièressont élues par une des méthode suivantes : } +\sousalinea{Au cours d'une assemblée générale régulière, annuelle ou spéciale} +\sousalinea{Par une procédure de vote en ligne} +\sousalinea{Par une résolution du Conseil d'Administration après 2 procédures d'élection du même type (en ligne ou lors d'une assemblée)} @@ -312,7 +319,7 @@ \sousalinea{Perds son éligibilité;} -\sousalinea{Est destitué par un vote des deux tiers (2/3) des personnes membres régulières présents à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin.} +\sousalinea{Est destitué par un vote des deux tiers (2/3) des personnes membres régulières présents à une assemblée générale spéciale ou assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin.} @@ -394,7 +401,7 @@ \article{Procès-verbaux} -\alinea{Les procès-verbaux de la corporation sont publics, donc ouverts aux membres de la corporation.} +\alinea{Les procès-verbaux de la corporation sont publics après leur adoption pour le Conseil d'Administation (CA) ou l'assemblée des membres, donc ouverts aux membres de la corporation.} @@ -644,7 +651,9 @@ \alinea{La vice-présidence aux affaires légales s’occupe de l’ensemble des dossiers légaux de la corporation. Elle s’occupe de s’assurer que l’ensemble des déclarations annuelles envers le gouvernement sont produites et que les contrats en cours et que les règlements généraux de la corporation soient respectés. Elle est signataire des chèques et autres effets de commerce en l’absence de la présidence ou de la vice-présidence aux affaires financières. En cas d'absence ou d'incapacité d'agir de la présidence, elle la remplace et exerce tous ses pouvoirs et toutes ses fonctions. Elle est responsable d’appuyer la présidence dans l’ensemble de ses tâches.} -\alinea{La vice-présidence aux affaires légales occupe aussi le poste de secrétariat de la corporation. Elle doit signer les procès-verbaux du conseil d’administration et du comité exécutif. Elle doit aussi s’assurer que l’ensemble des documents prévus par la loi est rempli et disponible pour les personnes ayant le droit de les consulter.} +\alinea{La vice-présidence aux affaires légales occupe aussi le poste de secrétariat de la corporation. Elle doit signer les procès-verbaux du conseil d’administration et du comité exécutif. Elle doit aussi s’assurer que l’ensemble des documents prévus par la loi est rempli et disponible pour les personnes ayant le droit de les consulter.} + +\alinea{La vice-présidence aux affaires légales peut signer tout document relatif aux assurances de l'AGEG ou de ses groupes.} diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement22Finances.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement22Finances.tex index 7a7c262..602679c 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement22Finances.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement22Finances.tex @@ -20,7 +20,7 @@ \alinea{Les budgets doivent être adoptés séance tenante.} \article{États financiers trimestriels (bilan)} -\alinea{Les états financiers mensuels sont préparés à \a chaque CA par le VPAF en poste.} +\alinea{Les états financiers mensuels sont présentés à chaque CA par le VPAF en poste.} \article{États financiers annuels} \alinea{Les états financiers annuels sont preparés par une firme comptable reconnue.} @@ -62,11 +62,11 @@ \alinea{Le montant laissé dans le fonds par les finissantes doit être conservé dans le coffre-fort papier de l'AGEG.} \alinea{Lors de leurs retrouvailles les finissantes pourront demander l'argent à l'AGEG. Tout argent non réclamé après 10 ans sera déposé dans le fonds de la réserve générale.} -\article{fonds de meuble} +\article{Fonds de meuble} \alinea{Le fonds de meuble sert à payer les frais reliés aux :} \sousalinea{objets mobiles servant à l'aménagement des locaux.} \sousalinea{biens tangibles destinés à être utilisés d’une manière durable durant le cycle d’exploitation de l’entreprise. On distingue dans cette catégorie les constructions, le matériel industriel, les agencements et les installations techniques, le matériel de transport, les équipements de bureau.} -\alinea{À chaque session, 6 \% du montant total des cotisations de l’AGEG de tous les membres doit être alloué à ce fonds.} +\alinea{Les membres cotisent à ce fond selon les dispositions du Règlement 58 et 59} \partie{Politique budgétaire de fonctionnement} @@ -74,4 +74,5 @@ \sousarticle{Équilibre financier} \alinea{L’année financière, débutant à la session d’hiver, doit avoir un budget de fonctionnement équilibré.} -\adoption{4 novembre 2018}{27 novembre 2018} \ No newline at end of file +\adoption{4 novembre 2018}{27 novembre 2018} +Révisé le XXX \ No newline at end of file diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement24Integration.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement24Integration.tex index 21462bc..e0d6449 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement24Integration.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement24Integration.tex @@ -44,25 +44,26 @@ \article{Comité organisateur} \alinea{En conformité avec la mission, les valeurs et les objectifs du présent règlement, le Comité organisateur de l’intégration a le pouvoir décisionnel sur tous les aspects organisationnels et des activités reliées à l’intégration;} -\alinea{Le Comité organisateur de l’intégration choisit la façon d’élire les directeurs et l'ensemble des bénévoles;} +\alinea{Le Comité organisateur de l’intégration choisit la façon de choisir et de nommer les directeurs et l'ensemble des bénévoles;} \alinea{Le Comité organisateur de l’intégration se réserve le droit de destituer ou d'exclure toutes personnes advenant un comportement inadmissible avant ou durant la tenue des activités d’intégration;} \alinea{Faire une rencontre mensuelle de suivi avec l'agent de liaison;} \alinea{Assurer la prise de notes et les procès-verbaux lors des réunions;} \alinea{Organiser les activités de financement;} \alinea{Être responsable du budget d'intégration;} -\alinea{Être signataire du compte bancaire de l'intégration;} +\alinea{Nommer 2 de ses membres afin d'être signataire du compte bancaire de l'intégration, en plus du président du comité;} \alinea{Faire le suivi avec le VPAI au sujet des articles promotionnels et des possibilités d'achat commun;} \alinea{Veiller à l'application de la politique de développement durable et de l'écoresponsabilité de l'Université de Sherbrooke;} \alinea{S'assurer du rayonnement des étudiants et de l'association lors des activités d'intégration;} \alinea{Être responsable de la planification et du bon déroulement de la sécurité des événements.} +\alinea{S'assurer du respect des normes MAPAQ lors de la préparation et / ou lors du service de nourriture.} \article{Président du comité} \alinea{Superviser le travail du Comité organisateur;} \alinea{S’occuper des communications à l’intérieur du Comité organisateur;} \alinea{Convoquer et diriger les réunions du comité organisateur de l’intégration et des sous-comités;} -\alinea{Produire un rapport d’avancement déposé au CA4 de la session d'hiver et au CA3 de l'été;} +\alinea{Produire un rapport d’avancement déposé au dernier CA de la session d'hiver et au CA2 de l'été;} \alinea{Être signataire du compte bancaire de l’intégration;} -\alinea{Produire un rapport final sur la planification et le déroulement des activités d’intégration, qui sera déposé au CA3 de la session d’automne;} +\alinea{Produire un rapport final sur la planification et le déroulement des activités d’intégration, qui sera déposé au dernier CA de la session d’automne;} \alinea{Séparer les tâches entre les différents vice-présidents du comité;} \alinea{Être présent à la distribution des semaines d’activités sociales aux sessions d’hiver et d’été;} \alinea{Rassembler et fournir au comité d’intégration suivant toute la documentation non formelle accumulée.} @@ -75,7 +76,8 @@ \alinea{Il doit rester sobre, disponible et présentable tout au long de l’événement;} \alinea{Doit remettre le présent règlement au comité organisateur;} \alinea{Porte-parole des intégrations auprès des institutions externes;} -\alinea{Participe à une rencontre mensuelle avec le comité organisateur.} +\alinea{Participe au minimum, à une rencontre mensuelle avec le comité organisateur.} +\alinea{Possède un "veto" conjoint avec les mentors sur l'ensemble des activités organisées par le CO, qui lui permet de modifier ou annuler celles-ci lorsque nécéssaire. Ce pouvoir doit être utilisé avec bienveillance. Il doit également être utilisé conjointement avec le "veto" des mentors. L'agent de liaison ne peut utiliser ce pouvoir seul, sauf lors de circonstances extrêmes. } \article{Mentors} \alinea{Assister le Comité organisateur de l'intégration dans ses prises de décisions selon son expérience, en participant à chacune des réunions;} @@ -83,9 +85,10 @@ le bon déroulement des activités d’intégration;} \alinea{Assister le comité organisateurs lors des sélections des participants aux intégrations;} \alinea{Avoir un comportement exemplaire lors de l’évenement.} +\alinea{Possèder un "veto" conjoint avec l'agent de liaison sur l'ensemble des activités organisées par le CO, qui lui permet de modifier ou annuler celles-ci lorsque nécéssaire. Ce pouvoir doit être utilisé avec bienveillance. Il doit également être utilisé conjointement avec le "veto" de l'agent de liaison. Un mentor ne peut utiliser ce pouvoir seul.} \article{Chef animateur} -\alinea{Est selectionné par le comité organisateur parmis les mentors;} +\alinea{Est selectionné par le comité organisateur sous recommandation des mentors;} \alinea{Organise une rencontre avec les animateurs tous les matins de l’évènement;} \alinea{S’assure de la présence des animateurs aux activités;} \alinea{Est responsable de la gestion des animateurs lors de l’évènement;} @@ -101,7 +104,7 @@ \article{Sélection des mentors et de l'agent de liaison} \alinea{Le comité de sélection des mentors et de l’agent de liaison est composé du VPAX, du VPAS, d’un ancien membre du CO et de deux membres de l’association;} -\alinea{Le comité de sélection doit remettre ses recommendations au CA4 de l’automne;} +\alinea{Le comité de sélection doit remettre ses recommendations au dernier CA de l’automne;} \alinea{L’agent de liaison doit idéalement être un membre du CA ou un ancien membre du CA;} \alinea{Au moins un mentor doit être présent à la session d’hiver et d’été.} @@ -116,7 +119,7 @@ \alinea{Le budget de l'intégration doit respecter les normes établies par le règlement 50 sur les finances des groupes étudiants et des promotions.} \article{Commandite} -\alinea{La corporation s’engage à fournir une commandite au comité exécutif de l’intégration du comité organisateur de l’intégration après approbation du rapport d’avancement détaillant l’organisation, le choix et le déroulement des activités.} +\alinea{L'AGEG s’engage à fournir une commandite au comité exécutif de l’intégration du comité organisateur de l’intégration après approbation du rapport d’avancement détaillant l’organisation, le choix et le déroulement des activités.} \alinea{La commandite est conditionnelle à la présentation d'un budget prévisonnel respectant les normes établies par le règlement 50.} -\adoption{2016}{6 avril 2017} \ No newline at end of file +\adoption{XXX}{XXX} diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement25Subventions.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement25Subventions.tex index bd255a3..d8f2c49 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement25Subventions.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement25Subventions.tex @@ -103,7 +103,7 @@ \alinea{Les montants non distribués avant la session de réception des demandes seront dilués dans le solde disponible.} \article{Ristourne de la finissante} -\alinea{La promotion finissante doit verser une somme équivalente à 5~\% des profits générés lors des "Jeudi détente" sur toute la période où elle a eu la responsabilité d’organiser les "Jeudi détente". Cette somme sera versée au Fonds de subventions de l’AGEG lors de la passation des pouvoirs à la session d’automne.} +\alinea{Se référer à l'article 3.2 du Règlement 3} \article{Subventions pour les délégations de l'AGEG aux compétitions québécoises de la CRÉIQ} diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement27FondsDirection.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement27FondsDirection.tex index 816bb4e..6241b85 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement27FondsDirection.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement27FondsDirection.tex @@ -20,7 +20,7 @@ \sousarticle{Le conseil d'administration de l'AGEG} \alinea{Il vote sur les propositons d'attribution à la suite du dépôt du rapport du directeur du comité d'attribution.} -\alinea{Il nomine le directeur du comité d'attribution tel que défini dans le Règlement 29 Fonds de Donation.} +\alinea{Il nomine le directeur du comité d'attribution.} \sousarticle{Directeur du comité d'attribution} \alinea{Il dirige le comité d'attribution.} diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement29FondsDonation.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement29FondsDonation.tex index c602df9..4405c62 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement29FondsDonation.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement29FondsDonation.tex @@ -1,6 +1,6 @@ \reglement{Relatif à la gestion du Fonds de Donation} -\preambule{Attendu que le conseil de faculté a demandé qu’une partie significative des profits générés lors de la 3e heure des "Jeudi détente", soient versés à un organisme de la région de Sherbrooke, l’AGEG a cru bon de se doter d’un mécanisme de gestion des sommes recueillies lors d’activités de levée de fonds. L’objectif du présent règlement est de donner un cadre de fonctionnement au fonds de donation ainsi que de décrire les mécanismes de distribution des dons par l’AGEG. Ce réglement fut considérament modifiés à l'automne 2015, suite à une constatation que plusieurs financement d'organisme n'aboutissait qu'a de simple lettre de remerciement, alors que d'autre, amenés par les étudiants, étaient une grande source de fierté pour tous.} +\preambule{Attendu que le conseil de faculté a demandé qu’une partie significative des profits générés lors de la 3e heure des "Jeudi détente", soient versés à un organisme de la région de Sherbrooke, l’AGEG a cru bon de se doter d’un mécanisme de gestion des sommes recueillies lors d’activités de levée de fonds. L’objectif du présent règlement est de donner un cadre de fonctionnement au fonds de donation ainsi que de décrire les mécanismes de distribution des dons par l’AGEG. Ce règlement fut considérament modifiés à l'automne 2015, suite à une constatation que plusieurs financement d'organisme n'aboutissait qu'a de simple lettre de remerciement, alors que d'autre, amenés par les étudiants, étaient une grande source de fierté pour tous.} \partie{Dispositions générales} \article{Mission du Fonds de Donation} @@ -70,7 +70,7 @@ \partie{Fonds de Donation} \article{Sources du Fonds} \sousarticle{Provenant des "Jeudi détente"} -\alinea{La promotion finissante doit verser une somme équivalente à 5~\% des profits générés lors des "Jeudi détente" sur toute la période où elle a eu la responsabilité d’organiser les "Jeudi détente". Cette somme sera versée au fonds de donation de l’AGEG lors de la passation des pouvoirs à la session d’automne.} +\alinea{Se référer à l'article 3.2 du Règlement 3} \sousarticle{Provenant des activités à but charitable} \alinea{Toutes les sommes recueillies lors d’une activité de levée de fonds à but charitable devront être déposées dans ce fonds avant leur attribution.} diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement33AGEGBand.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement33AGEGBand.tex index e80ecf1..7c21295 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement33AGEGBand.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement33AGEGBand.tex @@ -31,7 +31,9 @@ \alinea{Il effectue le paiement relatif à la location du local de pratique au début de chaque session.} \sousarticle{CA de l’AGEG} -\alinea{Il nomme deux (2) membres de l’AGEG, proposés par le VPAS, pour faire partie du Comité de sélection.} +\alinea{Il nomme de trois à quatre (3-4) membres de l’AGEG, pour faire partie du Comité de sélection.} +\item{Deux (2) membres du CA de l'AGEG} +\item{Un à deux (1-2) anciens membres de l’AGEG Band, suggérés au CA par le VPAS} \sousarticle{Membre actif de l'AGEG Band} \alinea{Il a été sélectionné par le Comité de sélection de l'AGEG Band pour la session actuelle.} diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement35DocumentsAdministratifs.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement35DocumentsAdministratifs.tex index ed69ebf..2f5eb25 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement35DocumentsAdministratifs.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement35DocumentsAdministratifs.tex @@ -3,6 +3,7 @@ \preambule{L’objectif du présent règlement est d'uniformiser la gestion de documents relatifs à l'AGEG, d'assurer un suivi et un contrôle efficace de ses documents à long terme et de favoriser la transaction entre les exécutifs.} \partie{Dispositions générales} + \article{Mission des documents administratifs} \alinea{Avoir une existence corporative, d’assurer l’uniformité de la gestion, de favoriser les prises de décision, d’avoir une mémoire institutionnelle et de respecter les ententes avec les partenaires de la corporation.} @@ -58,26 +59,25 @@ \alinea{Seuls le président, le VPAF, le VPAL et le coordonateur administratif ont accès au coffre.} \alinea{Il contient les documents importants de la corporation.} -¡color{red}\article\sout{Ouragan}\color{black} -\alinea{Emplacement informatique sécurisé contenant TOUS les documents de l’AGEG} +¡color{red}\article\sout{SharePoint "AGEG"}\color{black} +\alinea{Emplacement informatique sécurisé contenant TOUS les documents l’AGEG, à lexception des documents de comptabilité utilisés courament} \alinea{Le service comporte les sections suivantes~:} \begin{enumerate}[I] -\item{Comptabilité} \item{Ententes confidentielles;} \item{Documents de références;} \item{Documents de travail de l’exécutif et des comités de l’AGEG;} \item{Documents d’organisations;} -\item{Groupes étudiants;} +\item{Groupes étudiants désirant utiliser la plateforme;} \item{Promotions.} \end{enumerate} \alinea{L’attribution des accès aux différentes sections du service sont détaillées dans la partie III du présent règlement.} \alinea{Le service devra être muni de tous les dispositifs jugés nécessaire par le directeur informatique de l’AGEG pour s’assurer de la préservation des documents.} -\article{Classeurs et logiciel comptable} -\alinea{Ceux-ci se trouvent dans le local des officiers, ou encore, ils sont contenus dans le logiciel comptable.} +\article{Classeurs, serveur et logiciel comptable} +\alinea{Le serveur comptable (Woolsey3) contient les documents de comptabilité courants ainsique le logiciel comptable. Son entretient est effectué par le STI, avec la collaboration du directeur informatique de l'AGEG.} \alinea{Le logiciel comptable est accessible à~:} \begin{enumerate}[I] -\item{coordonateur administratif;} +\item{Employés du département de comptabilité de l'AGEG;} \item{Le président;} \item{Le VPAF de l’AGEG;} \item{Le vérificateur fiscal de l’AGEG;} @@ -86,26 +86,25 @@ \partie{Détails sur la gestion des documents administratifs} \article{Charte et règlements internes} -\alinea{Ces documents sont conservés dans la section « Documents de Référence » d’Ouragan.} +\alinea{Ces documents sont conservés dans la section « Documents de Référence » du site SharePoint "AGEG-MEMBRES". Le VPAL et le directeur informatique sont administrateurs de ce site.} \alinea{L’ensemble des membres de l’AGEG a accès en lecture à ces documents.} -\alinea{Une copie de ces documents doit être disponible sur le site Internet de la corporation.} -\alinea{Seule la dernière version adoptée en assemblée générale sera disponible sur le site web de l’AGEG.} +\alinea{Seule la dernière version adoptée en assemblée générale sera disponible sur ce site.} \alinea{À chaque fin de mandat d’un exécutif, une copie de ces documents est envoyée au service des archives de l’Université de Sherbrooke.} \article{Procès-verbaux des assemblées générales, conseils d’administration et conseils exécutifs} -\alinea{Après adoption, ces documents sont conservés dans la section « Documents de référence » d’Ouragan.} +\alinea{Après adoption, ces documents sont conservés dans la section du site SharePoint "AGEG-MEMBRES".} \alinea{L’ensemble des membres de l’AGEG a accès en lecture seule à ces documents.} \alinea{À chaque fin de mandat d’un exécutif, une copie de l’ensemble de ces documents adoptés au cours de la session est envoyée au service des archives de l’Université de Sherbrooke.} \article{Contrats et ententes confidentielles de l’AGEG et procès-verbaux sous huis clos.} -\alinea{Après la signature ou l’adoption de ces documents, ils sont conservés dans le coffre.} -\alinea{Le président, le VPAF, le VPAL et le coordonateur administratif et le vérificateur comptable de l’AGEG ont accès à ces documents.} -\alinea{Au besoin, le président de l’AGEG peut autoriser, à un membre de l’AGEG, l’accès à un ou plusieurs de ces documents sauf dans le cas de conditions particulières liées à ces documents.} -\alinea{Une copie numérique des documents devra être conservée dans la section « Ententes confidentielles » d’Ouragan.} +\alinea{Après la signature ou l’adoption de ces documents, ils sont conservés dans le coffre} +\alinea{Le président, le VPAF, le VPAL, les employés du département de comptabilité et le vérificateur comptable de l’AGEG ont accès à ces documents.} +\alinea{Au besoin, le président, avec l'accors du VPAL ou du CE de l’AGEG peut autoriser, à un membre de l’AGEG, l’accès à un ou plusieurs de ces documents sauf dans le cas de conditions particulières liées à ces documents. Un registre de ces accès devra être tenu pour chaque document confidentiel.} +\alinea{Une copie numérique des documents devra être conservée dans la section « Ententes confidentielles » du site SharePoint "AGEG"} \alinea{Après dix ans, sauf indications contraires, une copie de ces documents doit être envoyée au service des archives de l’Université de Sherbrooke.} \article{Contrats et ententes non confidentielles de l’AGEG} -\alinea{Après l’adoption ou la signature de ces documents, ils sont conservés dans la section « Ententes d’Ouragan.} +\alinea{Après l’adoption ou la signature de ces documents, ils sont conservés dans la section « Ententes » du site SharePoint "AGEG"} \alinea{L’ensemble des membres de l’AGEG a accès en lecture seule à ces documents sur demande, directement au local de l’AGEG.} \alinea{À chaque fin de mandat d’un exécutif, une copie de l’ensemble de ces documents adoptés ou signés au cours de la session est envoyée au service des archives de l’Université de Sherbrooke} @@ -113,25 +112,25 @@ \alinea{Une rencontre de transition doit être effectuée pour chacun des postes entre l’exécutant actif et son homologue afin d’assurer une continuité dans les dossiers en cours. Si une rencontre physique ne peut être effectuée, un rapport de transition doit être produit par l’exécutant sortant.} \alinea{Un rapport de fin de mandat doit être écrit par chacun des exécutants sortants et servir de mémoire au bénéfice des sessions à venir avant deux semaines après la fin du mandat.} \alinea{Le rapport de fin de mandat doit contenir les projets réalisés, leurs conclusions et leurs recommandations.} -\alinea{Ces rapports doivent être conservés dans la section « Documents de référence » d’Ouragan.} -\alinea{L’ensemble des membres de l’AGEG a accès en lecture seule à ces documents.} +\alinea{Ces rapports doivent être conservés dans la section « Documents de référence » du site SharePoint "AGEG"} +\alinea{L’ensemble des membres de l’AGEG a accès en lecture seule à ces documents sur demande, directement au local de l’AGEG.} \alinea{Une copie du rapport de fin de mandat de chaque exécutant sortant doit être envoyée au service des archives de l’Université de Sherbrooke.} \article{Autres rapports, guides et plans de l’AGEG} -\alinea{Ces documents doivent être conservés dans Ouragan. L’ensemble des membres de l’AGEG a accès en lecture seule à ces documents.} +\alinea{Ces documents doivent être conservés dans le site SharePoint "AGEG". L’ensemble des membres de l’AGEG a accès en lecture seule à ces documents, directement au local de l'AGEG.} \alinea{À chaque fin de mandat d’un exécutif, une copie de l’ensemble de ses documents réalisés au cours de la session est envoyée au service des archives de l’Université de Sherbrooke.} \article{Documents financiers de l’AGEG} -\alinea{Ces documents doivent être conservés dans les classeurs et le logiciel comptable. Après cinq ans, les originaux sont envoyés au service des archives de l’Université de Sherbrooke. Le président, le VPAF, le VPAL et le coordonateur administratif et le vérificateur comptable de l’AGEG ont accès à ces documents. Au besoin, le président de l’AGEG peut autoriser, à un membre de l’AGEG, l’accès à un ou plusieurs de ces documents.} +\alinea{Ces documents doivent être conservés dans les classeurs et le logiciel comptable. Après cinq ans, les originaux sont envoyés au service des archives de l’Université de Sherbrooke. Le président, le VPAF, le VPAL, les employés du département de comptabilité et le vérificateur comptable de l’AGEG ont accès à ces documents. Au besoin, le président de l’AGEG peut autoriser, à un membre de l’AGEG, l’accès à un ou plusieurs de ces documents.} \article{Documents relatifs à l’organisation d’évènements majeurs} -\alinea{Ces documents doivent être conservés dans la section « Organisations » d’Ouragan.} +\alinea{Ces documents doivent être conservés dans la section « Organisations » du site SharePoint "AGEG".} \alinea{L’ensemble des membres de l’AGEG a accès en lecture seule à ces documents, sur demande, directement au local de l’AGEG.} \article{Évaluations des employés} -\alinea{Les parties 1 et 2 de l’évaluation doivent être conservées dans Ouragan.} +\alinea{Les parties 1 et 2 de l’évaluation doivent être conservées dans le site SharePoint "AGEG".} \alinea{Seulement les membres du CA et le CE ont accès à ces documents.} \alinea{La partie 3 de l’évaluation doit être conservée en format papier dans les classeurs de la corporation.} -\alinea{Les évaluations doivent être détruites 5 ans après le dernier mandat de l’employé.} +\alinea{Les évaluations doivent être détruites 2 ans après le dernier mandat de l’employé.} -\adoption{3 avril 2016}{7 avril 2016} \ No newline at end of file +\adoption{XXX}{XXX} \ No newline at end of file diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement39GRH.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement39GRH.tex index 3eea495..069806d 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement39GRH.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement39GRH.tex @@ -32,8 +32,8 @@ \alinea{Approuve l’embauche des préposés à l’accueil.} \sousarticle{Président de l’AGEG} -\alinea{Recueille les candidatures et choisit en collaboration avec le VPEC les candidats et candidates retenus.} -\alinea{Passe les candidats en entrevue avec la collaboration avec le VPEC.} +\alinea{Recueille les candidatures et choisit en collaboration avec le VPAI et le Préposé à l’accueil senior les candidats et candidates retenus.} +\alinea{Passe les candidats en entrevue avec la collaboration avec le VPAI.} \sousarticle{VPAL de l’AGEG} \alinea{Approuve les heures du coordonateur adminstratif et de l'adjoint administratif.} @@ -41,7 +41,7 @@ \alinea{Assure le prélèvement et le paiement des retenues et cotisations gouvernementales.} \alinea{Archive les évaluations des employés.} -\sousarticle{VPEC de l’AGEG} +\sousarticle{VPAI de l’AGEG} \alinea{Recueille les candidatures et choisit en collaboration avec le président les candidats et candidates retenus.} \alinea{Envoie la convocation d’entrevues aux candidats sélectionnés.} \alinea{Passe les candidats en entrevue avec la collaboration du président.} @@ -58,11 +58,13 @@ \article{Préposé à l’accueil senior} \alinea{Le préposé à l’accueil senior est un préposé ayant réalisé au moins 2 sessions de travail au poste de préposé à l’accueil et dont les évaluations semestrielles attestent d'un leadership exemplaire. Des tâches supplémentaires sont attribuées à ce poste, tel que définies à l'article 3.2} -\article{coordonnateur administratif} -\alinea{Le coordonnateur administratif s'occupe de la tenu des livres comptables de l'AGEG, de l'archivage des documents importants et des relations avec les comptables de la corporation.} +\article{Employé.e.s du département de comptablité de l'AGEG} -\article{Adjoint administratif} -\alinea{L'adjoint administratif offre un poste de soutien au coordonnateur dans les différentes tâches au sein de la corporation} +\sousarticle{Technicienne Comptable} +\alinea{La Technicienne Comptable s'occupe de la tenue des livres comptables de l'AGEG, de l'archivage des documents importants et des relations avec les comptables de la corporation.} + +\sousarticle{Adjointe Administrative} +\alinea{L'adjointe administrative offre un poste de soutien au coordonnateur dans les différentes tâches au sein de la corporation} \partie{Détails sur les fonctions des postes} \article{Préposé à l’accueil} @@ -82,41 +84,35 @@ \alinea{Produire un rapport d’avancement en fin session} \alinea{Toute autre tâche connexe} -\article{coordonnateur administratif} -\alinea{S'occupe de la mise à jour des livres comptables de la corporation.} -\alinea{S’occuper des relevés d’emploi des employés et entre les transactions dans le logiciel de gestion financière.} -\alinea{S'occupe de la paie des employés} -\alinea{Remplir les relevés de cessation d’emploi des employés.} -\alinea{Produire les rapports pour la Fondation FORCE à la fin de chaque semestre.} -\alinea{Produire les rapports de conciliation bancaire mensuellement.} -\alinea{S'assure que les liquidités et le logiciel de gestion financière balance.} -\alinea{Faire les ajustements nécessaires dans le logiciel de gestion lors de la vérification financière de fin d’année.} -\alinea{Produire les relevés gouvernementaux pour les employés.} -\alinea{Produire les rapports de la CSST.} -\alinea{Produire et envoyer l’état des résultats au gouvernement provincial et fédéral.} -\alinea{Donner la formation initiale au VPAF.} -\alinea{Produire mensuellement et trimestrielle le bilan financier de l'AGEG et de ses groupes étudiants.} -\alinea{Toutes autres tâches connexes.} - -\article{Adjoint administratif} -\alinea{S'occupe de la mise à jour des livres comptables de la corporation.} -\alinea{Produire les rapports de conciliation bancaire mensuellement.} -\alinea{S'assure que les liquidités et le logiciel de gestion financière balance.} -\alinea{Faire les ajustements nécessaires dans le logiciel de gestion lors de la vérification financière de fin d’année.} -\alinea{Toutes autres tâches connexes.} +\article{Employés du département de comptabilité de l'AGEG} +\alinea{Les tâches sont réparties parmis les employés de facon équitable et selaon les compétances et intérets de chacuns.} +\item{S'occupe de la mise à jour des livres comptables de la corporation.} +\item{S’occuper des relevés d’emploi des employés et entre les transactions dans le logiciel de gestion financière.} +\item{S'occupe de la paie des employés} +\item{Remplir les relevés de cessation d’emploi des employés.} +\item{Produire les rapports pour la Fondation FORCE à la fin de chaque semestre.} +\item{Produire les rapports de conciliation bancaire mensuellement.} +\item{S'assure que les liquidités et le logiciel de gestion financière balance.} +\item{Faire les ajustements nécessaires dans le logiciel de gestion lors de la vérification financière de fin d’année.} +\item{Produire les relevés gouvernementaux pour les employés.} +\item{Produire les rapports de la CSST.} +\item{Produire et envoyer l’état des résultats au gouvernement provincial et fédéral.} +\item{Donner la formation initiale au VPAF.} +\item{Produire mensuellement et trimestrielle le bilan financier de l'AGEG et de ses groupes étudiants.} +\item{Toutes autres tâches connexes.} +\alinea{Ils sont également signataires des chèques et virements banquaires de la corporation, afin d'assurer des paiements rapides et efficaces, sous certaines conditions :} +\item{Seul un employé du département peut signer, l'autre signature nécéssaire devra provenir d'un exécutant, tel que prévu par le Règlement 1} + \partie{Échelle salariale} \article{Préposé à l’accueil} -\alinea{Salaire de 15,00~\$ de l’heure.} - -\article{Préposé à l’accueil senior} -\alinea{Salaire de 16,00~\$ de l’heure.} +\alinea{Selon la convention de travail en vigueur.} -\article{Coordonateur administratif} -\alinea{Le salaire et le contrat du Coordonatrice administrative}est défini à huis clos. Veuillez vous référer au document associé dans le coffre de la corporation.} +\article{Technicienne Comptable} +\alinea{Le salaire et le contrat de la Technicienne Comptable est défini à huis clos. Veuillez vous référer au document associé dans le coffre de la corporation.} -\article{Adjoint administratif} -\alinea{Le salaire et le contrat de l'adjoint administratif est défini à huis clos. Veuillez vous référer au document associé dans le coffre de la corporation.} +\article{Adjointe administrative} +\alinea{Le salaire et le contrat de l'adjointe administrative est défini à huis clos. Veuillez vous référer au document associé dans le coffre de la corporation.} \partie{Évaluation des employés} \article{Définition} @@ -146,4 +142,4 @@ \alinea{Un avis de cessation d’emploi doit être produit et donné à l’employé.} \alinea{Un poste laissé vacant devra être comblé par un nouvel employé le plus tôt possible.} -\adoption{19 février 2017}{27 juillet 2017} \ No newline at end of file +\adoption{XXX}{XXX} diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement3Promotions.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement3Promotions.tex index b55a89b..64fa07a 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement3Promotions.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement3Promotions.tex @@ -25,8 +25,16 @@ \article{Promotion finissante} \alinea{Aux "Jeudi détente", doit facturer à l’AGEG les consommations offertes pour la représentation et celles pour ses activités au prix coûtant.} +\alinea{Doit s'aquiter de ses devoirs dans le présent règlement} +\alinea{Doit respecter les Règlements Généraux de l'AGEG} +\alinea{Doit faire les vérifications légales de ses contrats avec le VPAL en soutient.} \partie{Privilèges accordés à la promotion finissante} + +\article{Contrats de la promotion finissante} +\alinea{La promotion Finissante peut signer, avec l'accord du VPAL, tout document relatif à l'organisation de ses événements de finissants (Remise du Jonc, Caniso, Bal, etc.) à l'exception de ce qui touche aux "Jeudi détente".} +\alinea{La promotion finissante se doit de faire les vérifications nécéssaires afin de ne signer que pour elle (et non pour l'entièretée de l'AGEG) et afin de ne pas avoir de closes non désirées.} + \article{Réservation des locaux} \alinea{L'AGEG devra, pourvu que l'administration de la Faculté lui en reconnaisse le pouvoir, réserver l'usage exclusif du salon des étudiants et de la radio pour les "Jeudi détente" à la promotion finissante. Pour plus de détails sur les modalités des prêts de la radio, se référer au règlement 32.} @@ -40,7 +48,7 @@ \alinea{Tout autre profit pourvu qu’ils aient été entérinés par la promotion finissante.} \article{Dates de financement} -\alinea{Conformément au règlement 28 sur la distribution des dates de party, la promotion finissante se réserve certains privilèges lors de la sélection des dates. Se référer au règlement 28 pour plus de détails.} +\alinea{Conformément au règlement 57 sur la distribution des dates de party, la promotion finissante se réserve certains privilèges lors de la sélection des dates. Se référer au règlement 57 pour plus de détails.} \partie{Devoir de la promotion sortante finissante} \article{Relatif à la promotion sortantes} @@ -50,15 +58,42 @@ « Le président et le trésorier du conseil exécutif de l’AGEG doivent convoquer le président et le trésorier de la promotion sortante avant le 1er décembre pour faire l’état des comptes et pour assurer un suivi post-bac. À cette occasion, le président et le trésorier de la promotion sortante devront fournir une adresse postale où la correspondance de la promotion sortante sera acheminée une fois la session terminée. Dans l’éventualité où cette réunion n’aurait pas lieu, le conseil exécutif de l’AGEG se réserve le droit de mettre un terme aux services offerts à la promotion sortante.» \end{quote} -\article{Relatif à la Taxe administrative de la finissante} -\alinea{Étant donné que la promotion finissante utilise certains services de l'AGEG, celle-ci se doit de payer une partie des frais administratif reliés au salaire des comptables et honoraires professionnels des comptables externes de l'AGEG.} +\article{Relatif à la Taxe de la Finissante} +Étant donné que la promotion finissante utilise certains services de l'AGEG, celle-ci se doit de payer une partie des frais administratif reliés au salaire des employés du département de comptabilité de l'AGEG et honoraires professionnels des comptables externes de l'AGEG. Étant donné que la promotion finissante déteient l'exclusivité de l'organisation des "Jeudi détente", elle se doit également de redonner aux différents groupes de l'AGEG. -\alinea{La promotion finissante doit verser une somme équivalente à 5~\% des profits générés lors des "Jeudi détente" sur toute la période où elle a eu la responsabilité d’organiser les "Jeudi détente". Cette somme sera versée au Fonds d'administration de l’AGEG lors de la passation des pouvoirs à la session d’automne.} +\alinea{La promotion finissante doit verser différentes sommes, décrites en pourcentage (~\%) des profits générés lors des "Jeudi détente" sur toute la période où elle a eu la responsabilité d’organiser les "Jeudi détente". Ces sommes sont versées au Fond d'Administration, au Fond de Subvention et au Fond de Donation.} +\sousarticle{Relatif à la somme versée au Fond d'Administration} +\alinea{5~\% seront versés au Fond d'Administration} \alinea{De cette somme peuvent être retirées les Contributions de la finissante, soit de l’argent que le comité donne déjà à l’AGEG ou ses membres par l’entremise des autres ententes. L'approbation des Contributions se fait par le VPAF à l'automne lors de la passation des pouvoirs. Les Contributions de la finissante sont : } \sousalinea{Tout don de la finissante vers un fonds de l’AGEG n'étant pas prévu par les Règlements de l'AGEG.} \sousalinea{Tout don de la finissante vers un groupe de l'AGEG ou un groupe technique de l’AGEG. Ces dons incluent le financement du verre de la rentrée aux intégrations.} \sousalinea{Tout don issu de la finissante qui est au service de l'AGEG. Ces dons incluent les réparations effectuées sur les locations des services de l'AGEG.} +\sousarticle{Relatif à la somme versée au Fond de Subvention} +\alinea{5~\% seront versés au Fond de Subvention} +\sousarticle{Relatif à la somme versée au Fond de Donation} +\alinea{5~\% seront versés au Fond de Donation} + +\article{Assurance} +\alinea{La promotion finissante doit s'assurer de posséder les assurances nécéssaires à ses activités.} + +\article{Investissements par la promotion finissante} +\alinea{La promotion finissante devra investir 0,5\% des profits nets des "Jeudi Détente" pour l’achat de nouvelles immobilisations ou équipements destinés à améliorer ces activités. Ces dépenses devront être approuvées par le comité exécutif de l’AGEG.} +\sousalinea{Advenant le cas où une situation exceptionnelle empêche la promotion finissante de faire plus de la moitié des 5@8 possibles annuellement, cet article deviens caduc pour la promotion finissante actuelle.} + +\partie{Relations et Ententes entre les promotions} + +\article{Entente Inter-Promo} +L’entente Inter-promo est une entente entre les différentes promotions de génie +définissant les droits et responsabilités de chacune des promotions. +\alinea{Il est du devoir de la présidence de la promotion prochainement finissante, avec +l’aide du VPAL de l’AGEG, de mettre à jours l’entente inter-promo avant le CA2 de +l’automne.} +\alinea{L’entente Inter-promo doit être présenté et approuvée au CA2 de l’automne et doit +être signée avant la passation des pouvoirs. } + +\article{Égalité entre les promotions} +\alinea{La promotion finissante se doit d'être équitable envers toutes les promotions} @@ -103,4 +138,5 @@ \fi -\adoption{7 avril 2019}{27 juin 2019} \ No newline at end of file +\adoption{7 avril 2019}{27 juin 2019} +Modification le XXX \ No newline at end of file diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement40Oktoberfest.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement40Oktoberfest.tex index eb75912..9e9b9cd 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement40Oktoberfest.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement40Oktoberfest.tex @@ -1,4 +1,4 @@ -\reglement{Relatif à l’organisation de l’Oktoberfest par les étudiants à la Faculté de génie de l’Université de Sherbrooke.} +\reglement{Relatif à l’organisation de l’Oktoberfest Sherbrooke par les étudiants à la Faculté de génie de l’Université de Sherbrooke.} \preambule{L’objectif du présent règlement est de :} {1. Donner des lignes directrices au comité organisateur de l’Oktoberfest afin de le guider dans l’organisation de l’événement;} @@ -47,97 +47,194 @@ \alinea{En conformité avec la mission, les valeurs et les objectifs du présent règlement, le comité organisateur de l’Oktoberfest a le pouvoir décisionnel sur tous les aspects organisationnels des sous-comités et des activités reliées à l’événement.} \alinea{Le comité organisateur de l’Oktoberfest choisit la façon d’élire les directeurs des sous-comités.} \alinea{Le comité organisateur de l’Oktoberfest se réserve le droit de destituer un membre ou un directeur d’un sous-comité advenant un comportement inadmissible avant ou durant la tenue des activités de l'événement.} -\alinea{Le comité organisateur de l’Oktoberfest est voté au CA2 de la session d’hiver selon les recommandations du comité de sélection du comité organisateur.} -\alinea{Le comité organisateur ne sera pas rémunéré. Cependant, peu importe l’état des finances de l’événement, le comité aura à sa disposition un budget de 1000~\$ pour financer un souper de début de mandat et un souper de fin de mandat pour les membres du comité et les directeurs.} +\alinea{Le comité de sélection du comité organisateur est voté au CA3 de l’automne. Celui-ci est constitué des 2 mentors et de deux anciens membres du comité organisateur de l’année précédente.} +\sousalinea{Le comité organisateur de l’Oktoberfest est voté au CA1 de la session d’hiver selon les recommandations du comité de sélection du comité organisateur.} +\alinea{Le comité organisateur ne sera pas rémunéré. Cependant, peu importe l’état des finances de l’événement, le comité aura à sa disposition un budget de 100 \$ par personne pour financer le sentiment d’appartenance au CO de l’Oktoberfest de Sherbrooke (VP et directeurs).} + +\article{Organigramme} +\includegraphics[width=0.8\textwidth]{./Images/OktoOrganigramme.png}~\\[1cm] \article{Président} -\alinea{Le Président doit être membre de l’AGEG;} -\alinea{Superviser le travail du comité organisateur et des sous-comités;} -\alinea{S’occuper des communications à l’intérieur du comité organisateur;} -\alinea{Convoquer et diriger les réunions du comité organisateur de l’Oktoberfest et des sous-comités;} -\alinea{S’assurer que les dossiers de chacun des VP avancent normalement;} -\alinea{Faire le lien entre le comité et le CA de l’AGEG, en étant présent au minimum au CA4 de l’hiver, au CA 2 et 3 de l’été et au CA1 de l’automne pour faire part des avancements du comité au CA;} -\alinea{Nommer un représentant du comité organisateur de l'Oktoberfest dans l'éventualité où il ne pourrait être présent aux CA pour présenter les avancements;} -\alinea{Être signataire du compte bancaire de l'Oktoberfest;} -\alinea{Produire un rapport final sur la planification et le déroulement des activités de l'activité, qui sera déposé au CA3 de la session d’automne;} -\alinea{Il doit s'assurer que les tâches des postes laissés vacants soient effectuées à chaque session;} -\alinea{Il doit rester sobre tout au long de l’événement.} - -\article{VP Logistique} -\alinea{Être signataire du compte bancaire de l'Okterberfest;} -\alinea{Définir un emplacement et fixer une date pour la tenue de l'Oktoberfest de l’année suivante, après l’événement de l’année en cours;} -\alinea{Assurer une communication constante avec les responsables de l’endroit où se tient l’Oktoberfest;} -\alinea{Planifier et louer le matériel nécessaire à la tenue de l'Oktoberfest(toilettes, véhicule, walkie-talkie, hôtel, etc.);} -\alinea{Faire le plan (électrique, entrée d'eau, terrasse, etc.) du site de l'Oktoberfest;} -\alinea{S’assurer de décorer l’endroit de façon à recréer une ambiance bavaroise, et coordonner le tout avec les équipements audiovisuel;} -\alinea{Déterminer l'horaire de la soirée (ouverture, bouffe, ouvertures, fermetures) les horaires de montage, de démontage, des bénévoles et de la soirée.} -\alinea{S’assurer d’un transport adéquat des participants entre le lieu de l’événement et les différents campus de l’Université de Sherbrooke;} -\alinea{Coordonner avec le VP Bière les demandes en électricité, eau et espace de la brasserie;} -\alinea{Il doit rester sobre tout au long de l’événement.} - -\article{VP Finances} -\alinea{S'assurer de la sécurité de l'argent au cours de la soirée;} -\alinea{Apprendre le fonctionnement des caisses électroniques, leur mise en place, la production de rapports, etc.;} -\alinea{Communiquer les besoins en matière d'électricité au VP logistique;} -\alinea{Communiquer les besoins en matière d’éclairage au VP Logistique et Audio-visuel} -\alinea{S'assurer de la formation du personnel pour la tenue des caisses} -\alinea{Commander les bocks pour l’événement, au plus tard pour la mi-août;} -\alinea{Prendre les commandes de bocks des associations du campus de Sherbrooke et des associations externes;} -\alinea{Commander tous les billets requis pour l'événement (entrée, remplissages, etc.);} -\alinea{S'assurer d'avoir la monnaie nécessaire pour la soirée;} -\alinea{Présenter un budget préliminaire au CA2 et CA3 de la session d'été;} -\alinea{Présenter le budget au CA1 et CA2 de la session d'automne;} -\alinea{Présenter un bilan final au CA3 de la session d'automne, ou dès la réception de toutes les factures;} -\alinea{Être signataire du compte bancaire de l'Oktoberfest;} -\alinea{S'occuper de la gestion des factures et de leur entrée adéquate dans le logiciel comptable de l’AGEG;} -\alinea{Obtenir un avenant pour l'Oktoberfest (assurer l'événement);} -\alinea{Il doit rester sobre tout au long de l’événement.} - -\article{VP Sécurité} -\alinea{S'assurer d'avoir une équipe professionnelle de sécurité en conformité avec le nombre d'agents nécessaires sur la convention avec l'établissement hôte;} -\alinea{S’assurer de la présence d’une équipe de premiers soins et d’urgence adéquate (ambulance, équipe premiers soins, etc.);} -\alinea{S’assurer de la communication entre l’organisation et l’équipe de sécurité en place;} -\alinea{Informer les membres de tous les comités des procédures de résolution de problèmes;} -\alinea{S'occuper des communications entre la police de Sherbrooke et l'événement;} +\alinea{Le Président doit être membre de l’AGEG.} +\alinea{Superviser le travail du comité organisateur et des sous-comités.} +\alinea{S’occuper des communications à l’intérieur du comité organisateur.} +\alinea{Convoquer et diriger les réunions du comité organisateur de l’Oktoberfest et des sous-comités.} +\alinea{S’assurer que les dossiers de chacun des VP avancent normalement.} +\alinea{Faire le lien entre le comité et le CA de l’AGEG, en étant présent au minimum au CA3 de l’hiver, au CA 2 et 3 de l’été et au CA1 de l’automne pour faire part des avancements du comité au CA.} +\alinea{Nommer un représentant du comité organisateur de l'Oktoberfest dans l'éventualité où il ne pourrait être présent aux CA pour présenter les avancements.} +\alinea{Être signataire du compte bancaire de l'Oktoberfest.} +\alinea{Produire un rapport final sur la planification et le déroulement des activités de l'activité, qui sera déposé au CA3 de la session d’automne.} +\alinea{Il doit s'assurer que les tâches des postes laissés vacants soient effectuées à chaque session.} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Mentor} +\alinea{Le premier poste doit être rempli par la présidence de l’édition précédente.} +\alinea{Le deuxième poste doit être rempli par soit le trésorier ou le coordonateur.trice.} +\alinea{Assurer un suivi régulier avec les membres du comité pour répondre à leurs questions et résoudre les problèmes éventuels.} +\alinea{Suivre le diagramme Gant pour s’assurer que rien n’est oublié et pour supporter l’équipe de la présidence.} +\alinea{Veiller à ce que l'équipe entière, comprenant les Vice-Présidences, les directeurs et les bénévoles, ressente un fort sentiment d'appartenance à l'événement et vive une expérience d'implication positive.} +\alinea{S’assurer de la pérennité de l’histoire de l’Oktoberfest.} + +\article{Trésorerie} +\alinea{Être signataire du compte bancaire de l’Oktoberfest.} +\alinea{S’assurer de la sécurité de l’argent au cours de la soirée.} +\alinea{Apprendre le fonctionnement des caisses électroniques, leur mise en place, la production de rapports, etc.} +\alinea{Communiquer ses besoins en matière d’électricité à la Vice-Présidence logistique.} +\alinea{Communiquer ses besoins en matière d’éclairage à la Vice-Présidence à la logistique et à audiovisuel.} +\alinea{S’assurer de la formation du personnel pour la tenue des caisses.} +\alinea{Commander tous les billets requis pour l’événement (entrée, remplissages, etc.).} +\alinea{S’assurer du fonctionnement de la billetteri.e} +\alinea{S’assurer d’avoir la monnaie nécessaire pour la soirée.} +\alinea{Présenter un budget préliminaire au CA2 et CA3 de la session d’été.} +\alinea{Présenter le budget au CA1 de la session d’automne.} +\alinea{Présenter un bilan final au CA3 de la session d’automne, ou dès la réception de toutes les factures.} +\alinea{S’occuper de la gestion des factures et de leur entrée adéquate dans le logiciel comptable de l’AGEG.} +\alinea{Aider les VP surchargés et aider pour les dossiers critiques avec l’aide de la présidence et du coordonateur.trice.} +\alinea{Commander les bocks pour l’événement.} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Coordination} +\alinea{Être signataire du compte bancaire de l’Oktoberfest;} +\alinea{Superviseur les équipes de Communications, Partenariat, Commanditaire et Service Client;} +\alinea{Aider les VP surchargés et aider pour les dossiers critiques avec l’aide de la présidence et de la trésorerie;} +\alinea{S’assurer du fonctionnement de la billetterie;} +\alinea{Assurer la présence des autres universités à l’événement;} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Vice-Présidence à la Sécurité} +\alinea{S'assurer d'avoir une équipe professionnelle de sécurité en conformité avec le nombre d'agents nécessaires sur la convention avec l'établissement hôte.} +\alinea{S’assurer de la présence d’une équipe de premiers soins et d’urgence adéquate (ambulance, équipe premiers soins, etc.).} +\alinea{S’assurer de la communication entre l’organisation et l’équipe de sécurité en place.} +\alinea{Informer les membres de tous les comités des procédures de résolution de problèmes.} +\alinea{S'occuper des communications entre la police de Sherbrooke et l'événement.} \alinea{Communiquer avec le service incendie de la ville de Sherbrooke pour leur faire part de nos plans -et confirmer les capacités;} -\alinea{S’assurer que l’analyse de risque est à jour;} -\alinea{S'assurer que le plan de contingence est à jour;} +et confirmer les capacités.} +\alinea{S’assurer que l’analyse de risque est à jour.} +\alinea{S'assurer que le plan de contingence est à jour.} \alinea{S’assurer de la présence d'un service de racompagnement sur les lieux de l'événement} -\alinea{Il doit rester sobre tout au long de l’événement.} - -\article{VP Audio-visuel} -\alinea{Communiquer les besoins en matière d'électricité au VP logistique;} -\alinea{Coordonner les demandes d’équipement visuel (éclairage, écrans, projecteurs) avec le VP Logistique, VP bière et le VP Communication} -\alinea{Réserver le système de son et le matériel visuel de l'Oktoberfest;} -\alinea{Trouver un directeur animation;} -\alinea{Veiller à l'installation et la désinstallation des systèmes audio-visuels;}\alinea{S'assurer de la présence d'un groupe de type bavarois;} -\alinea{Déterminer l'horaire audiovisuel de la soirée (animation, groupes musicaux, DJ);} -\alinea{Il doit rester sobre tout au long de l’événement.} - -\article{VP Communications} -\alinea{Créer le design d’impression pour les bocks de l'Oktoberfest;} -\alinea{S'assurer d'avoir les logos des associations étudiantes du campus et de l'externe en vectoriel pour l’impression du bock;} -\alinea{Rédiger les articles et communiqués officiels;} -\alinea{Promouvoir l'événement à l'interne et à l'externe du campus;} -\alinea{Commander les autres articles promotionnels;} -\alinea{Il doit rester sobre tout au long de l’événement.} - -\article{VP Bière} -\alinea{S'assurer d'avoir l'alcool nécessaire au bon déroulement de l'activité;} -\alinea{Obtenir le permis d'alcool;} -\alinea{Communiquer les besoins en matière d'électricité au VP logistique;} -\alinea{S'assurer d'avoir le personnel et les installations nécessaires pour le service d'alcool;} -\alinea{Il doit rester sobre tout au long de l’événement.} - -\article{VP Bouffe} -\alinea{S'assurer d'avoir la nourriture nécessaire au bon déroulement de l'activité;} -\alinea{Communiquer les besoins en matière d'électricité et d'eau au VP logistique;} -\alinea{S'assurer d'avoir le personnel pour le service de nourriture;} -\alinea{S'assurer d'avoir les équipements de cuisson et de service nécessaire;} -\alinea{Commander et préparer la nourriture pour maximiser le nombre d’assiettes bavaroises servies;} -\alinea{Prévoir un plan de service de nourriture et de nettoyage;} -\alinea{Il doit rester sobre tout au long de l’événement;} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Vice-Présidence à l’Audiovisuel} +\alinea{Communiquer les besoins en matière d'électricité à la Vice-Présidence à la logistique.} +\alinea{Coordonner les demandes d’équipement visuel (éclairage, écrans, projecteurs) avec la Vice-Présidence à la Logistique, la Vice-Présidence à la bière et la Vice-Présidence aux Communications.} +\alinea{Réserver le système de son et le matériel visuel de l'Oktoberfest.} +\alinea{Trouver un directeur animation.} +\alinea{Veiller à l'installation et la désinstallation des systèmes audio-visuels.}\alinea{S'assurer de la présence d'un groupe de type bavarois.} +\alinea{Déterminer l'horaire audiovisuel de la soirée (animation, groupes musicaux, DJ).} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Vice-Présidence à la Communication} +\alinea{Créer le design d’impression pour les bocks de l'Oktoberfest.} +\alinea{S'assurer d'avoir les logos des associations étudiantes du campus et de l'externe en vectoriel pour l’impression du bock.} +\alinea{Rédiger les articles et communiqués officiels.} +\alinea{Promouvoir l'événement à l'interne et à l'externe du campus.} +\alinea{Commander les autres articles promotionnels.} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Vice-Présidence au Service Client} +\alinea{Répondre à tous les messages et demandes des participants (avant, pendant et après l’événement).} +\alinea{Sonder les bénévoles, les participants, et les membres du CO sur leurs expériences vécues en collaboration avec Vice-Présidence aux Communication et Vice-Présidence aux Ressources Humaines (amélioration à apporter).} +\alinea{Faire des suggestions à Vice-Présidence aux Communications si jamais des questions reviennent trop souvent.} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Vice-Présidence aux Commanditaires} +\alinea{Il est responsable de donner la visibilité adéquate aux commanditaires comme décrits dans le cahier de commanditaires.} +\alinea{Il est responsable de trouver des commanditaires pour l’Oktoberfest.} +\alinea{Il est responsable des remerciements aux commanditaires suite à l’événement.} +\alinea{Il est responsable de créer le cahier de commanditaires.} +\alinea{Il doit s’occuper de la zone VIP pendant la soirée.} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Vice-Présidence aux Partenariats} +\alinea{Il est responsable de bâtir un partenariat avec des compagnies.} +\alinea{Il va monter un projet pour mettre en valeur une compagnie afin que cette compagnie nos mettent aussi en valeur.} +\alinea{Il va sélectionner méticuleusement les compagnies afin que ceux-ci aient une exclusivité.} +\alinea{Il doit s’occuper de la zone VIP pendant la soirée.} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Vice-Présidence à la Bière} +\alinea{S'assurer d'avoir l'alcool nécessaire au bon déroulement de l'activité.} +\alinea{Obtenir le permis d'alcool.} +\alinea{Communiquer les besoins en matière d'électricité au Vice-Présidence à la logistique logistique.} +\alinea{S'assurer d'avoir le personnel et les installations nécessaires pour le service d'alcool.} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Vice-Présidence à la Bouffe} +\alinea{S'assurer d'avoir la nourriture nécessaire au bon déroulement de l'activité.} +\alinea{Communiquer les besoins en matière d'électricité et d'eau au la Vice-Présidence à la logistique Intérieur.} +\alinea{S'assurer d'avoir le personnel pour le service de nourriture.} +\alinea{S'assurer d'avoir les équipements de cuisson et de service nécessaire.} +\alinea{Commander et préparer la nourriture pour maximiser le nombre d’assiettes bavaroises servies.} +\alinea{Prévoir un plan de service de nourriture et de nettoyage.} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Vice-Présidence à la Conscience Sociale} +\alinea{Veiller à l’application de la politique de développement durable et de l’écoresponsabilité de l’Université de Sherbrooke.} +\alinea{Superviser toutes les équipes pour s’assurer que ceux-ci respectent les politiques de conscience sociale de l’Oktoberfest Sherbrooke} +\alinea{Création d’un plan de développement durable pour l’événement.} +\alinea{Travailler avec la Vice-Présidence à la Bouffe afin de réduire le plus possible les déchets alimentaires.} +\alinea{Travailler avec la Vice-Présidence à l’expérience client afin de choisir des objets promotionnels qui respectent le plan de développement durable de l’Oktoberfest.} +\alinea{S’assurer de communiquer, avec la Vice-Présidence à aux Communication, les avancements environnementaux de l’Oktoberfest aux participants.} +\alinea{Assurer un environnement inclusif pour les participants de l’Oktoberfest.} + +\article{Vice-Présidence aux Ressources Humaines} +\alinea{S’assurer d’avoir le personnel selon les demandes des différents VP.} +\alinea{S’assurer de mettre de l’avant, aux groupes de l’AGEG, la possibilité de bénévolat pendant l’Oktoberfest. Il est important de bien leur mentionner les avantages financiers que cela puisse leur apporter. Après avoir informé les groupes de l’AGEG, faire du recrutement de bénévoles dans d’autres facultés de l’Université de Sherbrooke puis dans d’autres universités.} +\alinea{S’assurer que les bénévoles aient un endroit pour déposer leurs effets personnels pendant l’événement, communiquer avec la Vice-Présidence à la logistique intérieur.} +\alinea{Informer les bénévoles sur leurs quarts de travail.} +\alinea{S’assurer que les bénévoles sont sobres pendant leur quart.} +\alinea{Travailler avec la Vice-Présidence à la Sécurité pour la formation des travailleurs et des bénévoles.} +\alinea{S’assurer que les bénévoles et les travailleurs suivent les normes de sécurité.} +\alinea{Travailler avec la présidence sur le recrutement du CO si celui-ci n’est pas complété au premier tour d’entrevue} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Vice-Présidence à la Logistique Intérieure} +\alinea{Planifier et louer le matériel nécessaire à la tenue de l’Oktoberfest (toilettes, véhicule, walkie-talkie, hôtel, vestiaire, etc.).} +\alinea{Faire le plan (électrique, entrée d’eau, terrasse, de bars, etc.) du site de l’Oktoberfest.} +\alinea{Déterminer l’horaire de la soirée (bouffe, ouvertures, fermetures) les horaires de montage, de démontage, des bénévoles (avec VP RH) et de la soirée.} +\alinea{Déterminer la logistique d’entrée et de sortie des participants avec la Vice-Présidence à la sécurité et la Vice-Présidence à la logistique extérieur} +\alinea{Coordonner avec la Vice-Présidence à la Bière les demandes en électricité, eau et espace de la brasserie.} +\alinea{Travailler avec la Vice-Présidence à la logistique extérieur et avec la Vice-Présidence à l'expérience bavaroise pour les plans d’aménagements pour s’assurer que le tout soit logique et pour avoir un plan de décoration et de signalisation.} +\alinea{Trouver un Dir. Accueil pour l’entrée et la sortie des participants et un Dir. Montage pour le montage de la salle. } +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Vice-Présidence à la Logistique Extérieure} +\alinea{S’assurer d’un transport adéquat des participants entre le lieu de l’événement et les différents campus de l’Université de Sherbrooke (gestions des bus).} +\alinea{S’assurer de la présence d’un service de raccompagnement sur les lieux de l’événement (taxi).} +\alinea{Déterminer la logistique d’entrée et de sortie des participants avec la Vice-Présidence à la sécurité et la Vice-Présidence à la logistique intérieur.} +\alinea{Travailler avec la Vice-Présidence à l'audiovisuel pour l’animation extérieure pendant que les participants arrivent sur les lieux.} +\alinea{Assurer que les participants suivent les indications de sortie à la fin de soirée.} +\alinea{S’assurer que les chauffeurs de bus et de taxi ont raccompagné tout le monde à la fin de la soirée.} +\alinea{Travailler avec la Vice-Présidence à la logistique intérieur et avec la Vice-Présidence à l'expérience bavaroise pour les plans d’aménagements pour s’assurer que le tout soit logique et pour avoir un plan de décoration et de signalisation.} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Vice-Présidence Expérience Bavaroise} +\alinea{S’assurer de décorer l’endroit de façon à recréer une ambiance bavaroise, et coordonner les besoins de décorations avec la Vice-Présidence à la logistique intérieur.} +\alinea{Bien coordonner les décorations avec les équipements d’audiovisuel. Il est important que la Vice-Présidence à l'Expérience Bavaroise et la Vice-Présidence à l'audiovisuel communiquent bien.} +\alinea{Créer le design d’impression pour les bocks de l’Oktoberfest.} +\alinea{S’assurer d’avoir les logos des associations étudiantes du campus et de l’externe, en vectoriel, pour l’impression du bock.} +\alinea{Commander les articles promotionnels pour les semaines de financement, les Oktogames et autres.} +\alinea{Créer les graphismes pour les pancartes de signalisation et autres, demander à la Vice-Présidence logistique intérieur ou extérieur de les imprimer.} +\alinea{Trouver des idées de jeux pour les Oktogames puis les bricoler.} +\alinea{Si l’équipe de communication en a besoin, faire le graphisme pour les publications sur les réseaux sociaux.} +\alinea{Assurer un entretien constant des façades afin que ceux-ci restent sécuritaires.} +\alinea{Travailler avec les deux VP logistique pour les plans d’aménagements pour s’assurer que le tout soit logique et pour avoir un plan de décoration et de signalisation.} +\alinea{S’assurer du bon fonctionnement des Oktogames pendant l’événement.} +\alinea{Créer des concours pour la communauté.} +\alinea{Assurer une représentation dans les événements universitaires précédents l’Oktoberfest.} +\alinea{Organiser les photographes pendant la soirée pour optimiser la qualité des photos et des vidéos.} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} + +\article{Vice-Présidence aux Affaires Légales} +\alinea{Obtenir un avenant pour l’Oktoberfest (assurer l’événement).} +\alinea{Travailler avec tous les VP pour la rédaction de leur contrat avec les sous-traitants.} +\alinea{Lire tous les contrats des sous-traitants et, au besoin, demander à notre avocat d'en lire certains.} +\alinea{S’assurer que l’analyse de risque est à jour avec la Vice-Présidence à la Sécurité.} +\alinea{S’assurer que le plan de contingence est à jour avec la Vice-Présidence à la Sécurité.} +\alinea{S’assurer que le comité organisateur de l’Oktoberfest suit tous ces contrats.} +\alinea{Pendant l’événement, s’assurer que tous nos plans soient bien suivis et aider les autres VP dans la gestion de crise.} +\alinea{Informer tout le comité et les autres personnes responsables du plan de contingence et de gestions de crise et s’assurer que ceux-ci le suivre pendant l’événement.} +\alinea{\textbf{La personne doit rester sobre tout au long de l’événement.}} \partie{Comité de sélection du comité organisateur de l'Oktoberfest} \article{Composition du comité} @@ -154,29 +251,29 @@ \article{Nomination et démission} \sousarticle{Nomination des membres du comité} -\alinea{La durée du mandat des membres du comité est d’une session, la session d’hiver;} +\alinea{La durée du mandat des membres du comité est d’une session, la session d’automne.} \alinea{La priorité sera donnée aux membres ayant déjà participé à l'organisation de l'Oktoberfest, puis aux membres du CA.} \sousarticle{Démission} -\alinea{Toute démission d’un membre du comité devra parvenir par écrit au VPAS de l’AGEG et sera effective après son approbation;} -\alinea{Un membre du comité peut se voir expulsé du comité par le CA de l’AGEG ou l’assemblée générale de l’AGEG pour des raisons jugées valables;} +\alinea{Toute démission d’un membre du comité devra parvenir par écrit au VPAS de l’AGEG et sera effective après son approbation.} +\alinea{Un membre du comité peut se voir expulsé du comité par le CA de l’AGEG ou l’assemblée générale de l’AGEG pour des raisons jugées valables.} \alinea{Un poste laissé vacant sera pourvu par un membre de l’AGEG nommé par le VPAS de l’AGEG.} \article{Décision} \sousarticle{Critères} -\alinea{Les critères de sélection du comité organisateur de l’Oktoberfest permettent au comité d’évaluer et d’analyser les demandes afin de soumettre les meilleures recommandations au conseil d’administration;} +\alinea{Les critères de sélection du comité organisateur de l’Oktoberfest permettent au comité d’évaluer et d’analyser les demandes afin de soumettre les meilleures recommandations au conseil d’administration.} \alinea{Les critères sont les suivants:} -\sousalinea{Compétences des candidats;} -\sousalinea{Idées des candidats quant à l'Oktoberfest;} -\sousalinea{Implications antérieures et actuelles des candidats au niveau universitaire;} -\sousalinea{Participation antérieure des candidats quant à l'organisation de l'Oktoberfest;} -\sousalinea{Représente la relève de l'implication étudiante;} +\sousalinea{Compétences des candidats.} +\sousalinea{Idées des candidats quant à l'Oktoberfest.} +\sousalinea{Implications antérieures et actuelles des candidats au niveau universitaire.} +\sousalinea{Participation antérieure des candidats quant à l'organisation de l'Oktoberfest.} +\sousalinea{Représente la relève de l'implication étudiante.} \sousalinea{Tout autre point jugé pertinent.} \partie{Dispositions financières} \article{Surplus et déficit zéro} -\alinea{L'Oktoberfest ne doit pas engendrer de déficit;} -\alinea{Advenant un surplus, celui-ci devra être remis à l’AGEG à la fin de l’activité;} +\alinea{L'Oktoberfest ne doit pas engendrer de déficit.} +\alinea{Advenant un surplus, celui-ci devra être remis à l’AGEG à la fin de l’activité.} \alinea{Advenant un déficit, le comité organisateur devra en justifier clairement les causes au conseil d’administration dès que ce déficit est connu. Il devra aussi produire des recommandations dans le but que la situation soit régularisée au cours de la prochaine édition.} \article{Relatif à la taxe administrative du groupe de l'AGEG} @@ -187,5 +284,7 @@ \alinea{Ces frais sont fixes et de l'ordre de 10 000 \$.} \alinea{Ce montant n'inclut aucune autre contribution de l'Oktoberfest à l'AGEG.} +\adoption{XXX}{XXX} + -\adoption{7 avril 2019}{27 juin 2019} \ No newline at end of file +\adoption{7 avril 2019}{27 juin 2019} diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement43GroupesEtudiants.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement43GroupesEtudiants.tex index a76bdb6..a5cf723 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement43GroupesEtudiants.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement43GroupesEtudiants.tex @@ -24,11 +24,11 @@ \sousarticle{AGEG} \alinea{L’AGEG doit rendre disponible à tous les groupes étudiants l’achat de bière au prix avantageux du contrat de bière selon le Règlement 18.} \alinea{L’AGEG doit permettre aux groupes techniques de soumettre une demande au comité d’attribution du fonds de subvention des groupes étudiants, selon le Règlement 25.} -\alinea{L’AGEG doit permettre aux groupes étudiants de soumettre une demande au comité d’attribution du fonds d’équipements étudiants, selon le Règlement 26.} \alinea{L’AGEG doit permettre aux groupes étudiants de se présenter en CA pour faire une demande au fonds de la direction selon le Règlement 27.} -\alinea{L’AGEG doit permettre aux groupes étudiants de se présenter à la réunion de distribution des semaines de financement, selon le Règlement 28.} +\alinea{L’AGEG doit permettre aux groupes étudiants d'avoir une semaine de financement, selon le Règlement 57.} \alinea{L’AGEG doit présenter au décanat toute compétition hors de l’ordinaire et mettre les groupes étudiants en relation avec celui-ci, selon le contrat entre la direction et l’AGEG.} \alinea{L’AGEG a le devoir de supporter les groupes étudiants demandant de l’aide dans leurs démarches.} +\alinea{L’AGEG doit se conformer à ses obligations selon le Règlement 50} \sousarticle{Groupe Étudiant} \alinea{Le groupe étudiant doit s’assurer que son bilan financier est en santé.} diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement50FinancesGroupes.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement50FinancesGroupes.tex index 43b4b69..e541ecc 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement50FinancesGroupes.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement50FinancesGroupes.tex @@ -3,7 +3,7 @@ \preambule{Attendu que l'AGEG est responsable des groupes étudiants et promotions qu'elle supporte, notamment au niveau financier. Attendu que l'AGEG désire s'assurer de la pérennité des finances des groupes étudiants et promotions. Attendu que l'AGEG doit être en mesure de connaître l'ensemble des revenus et des dépenses des entités qui la constituent pour remplir ces exigences vis-a-vis les gouvernements fédéraux et provinciaux. Le présent règlement se veut une façon pour l'AGEG de s'assurer de la santé financière des groupes et d'assurer aux futurs étudiants d'hériter de gro aussi d'uniformiser les finances des différents groupes de l'AGEG pour permettre un meilleur suivi année après année, en plus de remplir ses obligations fiscales.} \partie{Dispositions générales} -\article{Mission du réglements} +\article{Mission du règlements} \alinea{Normativiser les finances des groupes étudiants et promotions pour en faciliter le suivi et s'assurer de la santé financière des groupes de l'AGEG.} \alinea{Donner aux groupes les outils et la formation requis pour gérer leurs finances} \alinea{Permettre à l'AGEG de remplir ses obligations fiscales par rapport aux groupes étudiants et promotions} @@ -28,10 +28,11 @@ \alinea{Il reçoit à chaque session le budget des groupes étudiants} \alinea{Il s'assure que les budgets des groupes sont conformes aux normes} \alinea{Il assure le remboursement du paiement des taxes de vente par les groupes} -\alinea{Sous résolution du CE, il change les signataires des groupes ayant leur compte de banque lié à celui de l'AGEG après présentation des nouveaux signataires} +\alinea{Il change les signataires des groupes ayant leur compte de banque lié à celui de l'AGEG après présentation des nouveaux signataires et résolution du groupe} +\alinea{Il autorise les dépenses selon la Politique 2} \sousarticle{VPAX de l'AGEG} -\alinea{Il tient à jour la liste des trésoriers des groupes étudiants et promotions.} +\alinea{Il tient à jour la liste des présidents et trésoriers des groupes étudiants et promotions.} \sousarticle{groupes étudiants et promotions} \alinea{Il nomme un trésorier qui doit s'occuper de la comptabilité du groupe} @@ -46,8 +47,9 @@ \alinea{Il avertit l'AGEG pour une modification aux signataires de son compte} \article{Accès au système comptable} -\alinea{L'AGEG met a la disposition des groupes un accès utilisateur à un systême comptable.} -\alinea{L'AGEG conserve l'accès administrateur des groupes dans le systême comptable} +\alinea{L'AGEG possède un système comptable, il est administré et utilisé par le département de compatbilité de l'AGEG} +\alinea{Toutes dépenses ou revenu du groupe sont consignés dans le système comptable par le Département de comptabilité} +\alinea{Le groupe peut obtenir une copie des transactions et/ou le solde dans son compte après demande au Département de comptabilité} \article{Non-respect des normes} \alinea{Un non-respect des normes par un groupe peut entraîner les conséquences suivantes:} @@ -66,4 +68,5 @@ \alinea{Les groupes de l'AGEG sont obligés d'avoir leur compte de banque lié à celui de l'AGEG chez son fournisseur de service bancaire} \alinea{L'AGEG doit offrir son entente de tarification aux comptes de banques liés au sien.} -\adoption{21 juillet 2015}{23 juillet 2015} \ No newline at end of file +\adoption{21 juillet 2015}{23 juillet 2015} +Modification XXX \ No newline at end of file diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement55LocauxAGEG.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement55LocauxAGEG.tex index af4902f..4cf1735 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement55LocauxAGEG.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement55LocauxAGEG.tex @@ -29,6 +29,7 @@ \alinea{C1-2116-1} \alinea{C1-2116-2} \alinea{C1-2116-3} +\alinea{C1-4002} \alinea{C1-5010} \article{Entreposage de la nourriture} @@ -51,6 +52,9 @@ \alinea{Aucun matériel ne peut se trouver dans le corridor de circulation ou les zones identifiées.} \alinea{Tous les chariots doivent être placé à l'endroit clairement identifié.} +\article{Utilisation du local C1-4002, le local des cycles supérieurs} +\alinea{Ce local est géré par la promotion des cycles supérieurs et est réservé, en premiers lieu, aux membres aux cycles supérieurs. } + \partie{Les responsabilités} \article{Direction MAPAQ} \alinea{La direction MAPAQ doit passer au moins une fois par semaine pour inspecter le contenu des réfrigérateur et congélateurs ainsi que la nourriture.} @@ -82,4 +86,5 @@ -\adoption{3 février 2019}{27 juin 2019} \ No newline at end of file +\adoption{3 février 2019}{27 juin 2019} +Modifié le XXX \ No newline at end of file diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement57ActivitesSociales.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement57ActivitesSociales.tex new file mode 100644 index 0000000..3906da7 --- /dev/null +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement57ActivitesSociales.tex @@ -0,0 +1,142 @@ +\reglement{Relatif aux semaines de financement, ventes d'objets promotionnels et activités sociales de l'AGEG} + +\preambule{L’objectif du présent règlement est de donner des lignes directrices au VPAX afin d’éliminer les sources de conflit associées aux semaines de financement, ventes d'objets promotionnels et activités sociales} + +\partie{Dispositions générales} +\article{Définitions} +Aux fins de ce règlement, les termes suivants ont les significations suivantes: +\alinea{\textbf{Objet promotionnel}~: Objet vendu par un groupe étudiant, arborant traditionnellement le logo de celui-ci.} +\alinea{\textbf{Activité sociale}~: toute activité visant la récolte de financement pour le groupe, ou la promotion du groupe auprès de personnes non membres de celui-ci. (ex: une activité sportive, une activité de financement, un party, etc.)} +\alinea{Les \textbf{"Jeudi détente"} et le \textbf{7@10 implication} ne sont pas considérés comme des activités sociales au sens de ce règlement.} +\alinea{Les \textbf{semaines} remises vont du Dimanche au Samedi suivant.} +\ + +\article{Mission de la distribution des semaines de financement} +\alinea{Permettre aux groupes étudiants et aux promotions d’obtenir la meilleure semaine de financement possible pour leurs activités et vente d'objets promotionels tout en prônant le respect entre ces différentes instances et l'AGEG.} + +\article{Vision de la distribution des semaines de financement} +\alinea{La vision de la distribution des semaines de financement est qu’il ne survienne aucun conflit entre les étudiants et les promotions dus à leur attribution au début de chaque session.} + +\article{Valeurs de la distribution des semaines de financement} +\valeurs +{Ouverture}{Faire preuve de démocratie dans la distribution des semaines de financement} +{Engagement}{Fournir aux membres la possibilité de subventionner leurs activités parascolaires} +{Intégrité}{Assurer une distribution équitable et impartiale des semaines de financement} +{Fraternité}{Favoriser la coopération entre les groupes et les promotions dans l’attribution des semaines de financement} + +\article{Rôles et pouvoirs} +\sousarticle{AGEG} +\alinea{L’AGEG peut s’allouer une ou plusieurs semaines de financement avant la remise des dates aux autres groupes. L’AGEG se réserve aussi le droit de promouvoir toute activité externe à la Faculté.} +\alinea{En cas de conflit lié à la distribution des profits entre deux groupes associés pour l’organisation d’un party, l’AGEG servira d’arbitre auprès des parties en conflit.} +\alinea{En cas de non-respect du présent règlement par un groupe, l’AGEG pourra retirer le droit à une semaine de financement pour la prochaine session où le groupe sera actif. Dans le cas d’une récidive, ou lorsque la sanction ne s’applique pas, l’AGEG se réserve le droit d’appliquer des sanctions plus sévères ou adéquates.} +\alinea{Dans l’éventualité où l’AGEG est partie prenante dans un conflit, le CA sera appelé à trancher, sa décision étant finale; dans tous les autres cas, la décision du CE de l’AGEG sera finale} + +\sousarticle{VPAS de l’AGEG} +\alinea{Il est responsable d’avoir en main et commmuniquer au VPAX les dates des activités ou partys organisés par l’AGEG qui pourraient entrer en concurrence avec un party d’un groupe. Un groupe peut toujours choisir, avec son accord, de prendre cette semaine, mais en aucun cas le groupe ne peut par la suite déclarer un conflit avec l’AGEG.} + +\sousarticle{VPAX de l’AGEG} +\alinea{Il est responsable d'attribuer les semaines de financement.} +\alinea{Choisir la méthode d'attribution et attribuer les semaines en fonction de celle-ci.} +\alinea{Il est responsable de publiciser adéquatement auprès des groupes la date, l’heure et le lieu de la tenue de la réunion.} +\alinea{Il est responsable de publier le calendrier des semaines de financement dès la première semaine de la session courante.} + +\sousarticle{Groupes étudiants désirant avoir une semaine de financement.} +\alinea{Ils sont tenus responsables de s’informer auprès de l’AGEG de la méthode de distribution des semaines ainsi que les modalitées de la procédure pour la session en cours.} + +\partie{Fonctionnement de la distribution des semaines de financement} + +\article{Méthode de distribution des semaines de financement} +\alinea{Le VPAX peut choisir une de ces deux méthodes afin de recevoir les préférences des groupes et leurs commentaires} +\sousalinea{Tenir une réunion avec un représentant de tous les groupes étudiants afin d'établir le calendrier parmis une présélection de semaines soumise par l'AGEG.} +\sousalinea{Demander, avec l'aide des méthodes de communication de l'AGEG, à tous les groupes leurs préférences parmis une présélection de semaines soumise par l'AGEG.} + +\article{Convocation et délais de réponse pour le choix de semaines} +\sousarticle{Réunion d'attribution} +\alinea{Si la méthode choisie est la réunion, elle devra avoir lieu dans les quatres (4) dernières semaines de la session précédente} + + +\sousarticle{Demande de préférence des groupes, sans réunion} +\alinea{Si la méthode choisie est sans réunion, la période de réception des préférences devra être d'au moins 5 jours.} +\alinea{La période de réception des préférences devra être durant les 4 denières semaines de la session précédente.} + +\article{Déroulement de l'attribution des semaines, selon la méthode choisie} +\sousarticle{Choix de l’AGEG} +\alinea{L’AGEG doit prendre en compte les semaines qu’elle se réserve pour la session en cours dans la présélection soumise aux groupes. Le nombre de semaines est choisi par le VPAS et le VPAX. L’AGEG n’a pas à se jumeler pour ses semaines.} + +\sousarticle{Choix de la promotion finissante et de la promotion des cycles supérieurs} +\alinea{La promotion finissante et la promotion des cycles supérieurs obtienent le premier choix de semaine de financement.} +\alinea{La promotion finissante et la promotion des cycles supérieurs n’ont pas à se jumeler pour ces semaines.} +\alinea{Les promotions doivent respecter le règlement 50 sur les finances des groupes étudiants et des promotions pour obtenir à la session suivante leur droit de choisir une semaine.} + +\sousarticle{Choix des promotions non-finissantes} +\alinea{Les promotions non-finissantes suivent ensuite par ordre d’ancienneté, avec un choix chacune.} +\alinea{Les promotions non-finissantes doivent se jumeler si elles sont sollicitées.} +\alinea{À la session d’automne, la promotion entrante sera automatiquement jumelée à la promotion de deuxième année.} +\alinea{La promotion doit respecter le règlement 50 sur les finances des groupes étudiants et des promotions pour obtenir à la session suivante sont droit de choisir une semaine.} + +\sousarticle{Choix des groupes étudiants} +\alinea{Les groupes étudiants obtiennent leur choix par tirage au sort.} +\alinea{Lorsque toutes les semaines sont attribués, le tirage au sort continue et le groupe tirés doivent se jumeler avec un autre groupe ou promotion (exculant la finissante et l’AGEG)} +\alinea{Les groupes peuvent se jumeler avec un autre groupe avant d’être tiré au sort, si les deux groupes sont d’accord.} + +\sousarticle{Semaines disponibles} +\alinea{S’il reste encore des semaines disponibles, une fois que tous les groupes ont obtenu leur semaine de financement, elles seront réservées à l’AGEG.} + +\article{Absences à la réunion} +\alinea{Si un groupe est absent ou ne donne pas de réponse dans le délais alloué lors de la distribution, il sera laissé à la discrétion de l’AGEG de lui octroyer une semaine. Si un groupe, à l’exception de l’AGEG et de la promotion finissante, est resté seul à la suite de la réunion de distribution des semaines, il sera automatiquement jumelé à ce dernier.} + +\partie{Détails concernant l’organisation d'activités sociales} +\article{Profits lors des activités sociales} +\alinea{Lorsqu’une activité sociale est coorganisée par plus d’un groupe, la distribution des profits entre ces groupes est laissée à leur discrétion. l'AGEG peut être consulté lors de litiges.} + +\article{Publicité des activités sociales} +\alinea{La publicité relative à une activité sociale, sous toutes ses formes, ne peut débuter hors de la semaine de financement, sauf sous autorisation du groupe ayant les droits d’affichage pour ladite semaine.} + +\article{Organisation d'activité sociale hors des semaines attribuées} +\alinea{Aucune activité sociale ne peut être organisée par un groupe sauf pendant sa semaine de financement. Il est reconnu que d’autres groupes peuvent organiser des activités sociales; ces activités doivent être approuvées par le groupe qui détient la semaine durant laquelle l’activité doit être organisée.} + +\article{Organisation des "Jeudi détente"} +\alinea{Aucune activité sociale ne peut se tenir au même moment que le "Jeudi détente", sauf sous approbation de l’organisateur du "Jeudi détente".} + +\sousarticle{Publicité des "Jeudi détente"} +\alinea{Le groupe organisant le "Jeudi détente" peut publiciser en tout temps ladite activité.} + + + +\partie{Vente et publicité sur des objets promotionnels} +\article{Vente d'objets promotionnels et par les groupes de l'AGEG} +\sousarticle{Par les promotions} +\alinea{La vente de tout objet promotionnel d'une promotion doit être fait durant sa semaine de financement.} +\sousarticle{Par les groupes techniques} +\alinea{La vente de tout objet promotionnel d'un groupe technique à ses membres est autorisée en tout temps, mais la vente aux non-membres doit être faite durant la semaine du groupe.} + +\article{Publicité reliée aux articles promotionnels} +\alinea{La publicité relative aux objets promotionnels, sous toutes ses formes, ne peut débuter hors de la semaine de financement, sauf sous autorisation du groupe ayant les droits d’affichage pour ladite semaine.} + +\article{Distribution des articles promotionnels précommandés} +\alinea{La ditribution d'articles prépayés est autorisée durant la semaine de financement du groupe.} +\alinea{Une distribution peut avoir lieu hors de la semaine du groupe, Lorsque autorisé par le groupe détenant la semaine à la distribution aura lieu.} +\sousalinea{Cette distribution ne devra pas réduire la portée de la publicitée/des messages diffusés par le groupe qui détient la semaine.} +\sousalinea{Le groupe effectuant la distribution devra distribuer dans le lieu attribué par le groupe détenant ladite semaine.} + +\article{Restrictions des objets promotionnels} +\alinea{Si un groupe étudiant souhaite vendre, ou donner un article durant sa semaine de financement, l'objet doit être approuvé par le conseil exécutif de l'AGEG et ce, avant le premier événement survenant entre l'achat ou la vente de celui-ci.} +\alinea{Les objets promotionnels vendus ou distribués par les groupes étudiants ne doivent pas encourager la consommation d’alcool, la violence ou être à caractère sexuelle.} +\alinea{L'entente "Inter-Promo" peut ajouter des requis sur les objets promotionnels des promotions.} +\alinea{En cas de doute, se référer à la Vice-présidence aux Affaires Extracurriculaire (VPAX) de l'AGEG.} + +\partie{Groupes ou activité sociale exlus du présent règlement} +\article{Activité sociale réservée à une clientèle et organisée par une promotion} +\alinea{Toute activitée sociale qui est à but non lucratif/de financement, organisée par une promotion et réservée à une clientèle précise est exclue du présent règlement, à condition que :} +\sousalinea{L'activité sociale ne fasse pas concurence à une autre activité sociale organisée par un groupe détenant la semaine. On entend par faire concurence :} +\item{- Utilise le même lieu, aux mêmes heures (ou presque) et mêmes dates} +\item{- Cible le même public / les mêmes membres} +\sousalinea{La publicité sois ciblée, afin que la portée de la publicitée/des messages diffusés par le groupe qui détient la semaine ne soit pas réduite. } +\sousalinea{L'article 3.3 : Organisation d'activité sociale hors des semaines attribuées, soit respecté, sauf pour la promotion des cycles suppérieurs} + +\article{Relatif à l'Oktoberfest Sherbrooke} +\alinea{L'Oktoberfest Sherbrooke est la seule activité sociale permie durant la semaine où à lieu l'Oktoberfest Sherbrooke.} +\alinea{La publicité reliée à l'Oktoberfest Sherbrooke peut être faite en dehors de sa semaine.} +\alinea{Les objets promotionnels et les billets de l'Oktoberfest Sherbrooke peuvent être vendus à l'extérieur de sa semaine.} + +\adoption{XXX}{XXX} \ No newline at end of file diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement58Cotisations1erCycle.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement58Cotisations1erCycle.tex new file mode 100644 index 0000000..c688680 --- /dev/null +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement58Cotisations1erCycle.tex @@ -0,0 +1,26 @@ +\reglement{Relatif à la distribution de la cotisation étudiante des membres au 1er cycle} + +\preambule{L’objectif du présent règlement est d'établir la distribution de la cotisation étudiante des membres au 1er cycle dans les différents fonds ou comptes de l'AGEG.} + +\partie{Dispositions générales} +\article{Mission de la distribution de la cotisation étudiante} +\alinea{Informer les membres sur l'utilisation de leur cotisation étudiante et aider à établir des budgets} + +\article{Valeurs de la distribution des cotisations} +\valeurs +{Ouverture}{Faire preuve de démocratie et d'écoute envers les besoins et les engagements des membres} +{Engagement}{Fournir aux membres un service structuré, de qualité et efficace} +{Intégrité}{Faire preuve de bon jugement dans le processus d’attribution des fonds} +{Fraternité}{Encourager la coopération entre les membres et favoriser leur sentiment d'appartenance à l'AGEG} + +\partie{Relatif à la distribution et à l'utlisation de la cotisation étudiante des membres au 1er cycle} +\article{Fond de Meuble} +\alinea{Un montant équivalent à six pourcent (6\%) de la cotisation étudiante est versée au Fond Meuble} + +\article{Fond de Développement Durable} +\alinea{Un montant équivalent à un pourcent (1\%) de la cotisation étudiante est versée au Fond de Développement Durable} + +\article{Date de versement des montants} +\alinea{Les fond seront versés à chaque session, après réception de ceux-ci de la part du Service des Finances de l'Université de Sherbrooke} + +\adoption{XXX}{\add{(À venir)}} \ No newline at end of file diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement59CotisationCyclesSupp.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement59CotisationCyclesSupp.tex new file mode 100644 index 0000000..a664454 --- /dev/null +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement59CotisationCyclesSupp.tex @@ -0,0 +1,41 @@ +\reglement{Relatif à la distribution de la cotisation étudiante des membres aux cycles supérieurs} + +\preambule{Attendu que les cycles supérieurs fesaient partie d’une association indépendante de l’AGEG avant l’automne 2019. Attendu qu’ils veulent conserver une certaine liberté dans l’utilisation des cotisations de leurs étudiants. Attendu que l’Union du G3 (ancienne association des cycles supérieurs en génie de l’UdeS) et de l’AGEG est maintenant bien enracinée. Attendu que la promotion des cycles supérieurs fait partie de l'AGEG et qu'elle doit mettre de l'avant son appartenance à l'AGEG, mais aussi à ses membres.} + +\partie{Dispositions générales} +\article{Mission de la distribution de la cotisation étudiante} +\alinea{Informer les membres sur l'utilisation de leur cotisation étudiante et aider à établir des budgets} + +\article{Valeurs de la distribution des cotisations} +\valeurs +{Ouverture}{Faire preuve de démocratie et d'écoute envers les besoins et les engagements des membres} +{Engagement}{Fournir aux membres un service structuré, de qualité et efficace} +{Intégrité}{Faire preuve de bon jugement dans le processus d’attribution des fonds} +{Fraternité}{Encourager la coopération et l'entraide entre les membres et favoriser leur sentiment d'appartenance à l'AGEG et à la promotion des cycles supérieurs} + +\partie{Relatif à la distribution et à l'utlisation de la cotisation étudiante des membres aux cycles supérieurs} +\article{Fond FÉE} +\alinea{Un montant équivalent à 11.40\$ par étudiant aux cycles suppérieurs sera transféré au Fond FÉE afin de contribuer au paiement des frais reliés à l’abonnement au Studio de Création de l’UdeS des membres de l’AGEG} +\alinea{Un montant équivalent à 10\$ par étudiant aux cycles suppérieurs sera transféré au Fond FÉE afin de contribuer au paiement du Fond de Dotation de l’AGEG.} + +\article{Projet de la Promotion des Cycles Supérieurs} +\alinea{Du montant restant après les transferts à l’Article 2.1 du présent règlement, 35\% sont transférés à la Promotion des Cycles Supérieurs à chaque session, après réception des cotisations de l’Université de Sherbrooke. Ce montant devra être utilisée selon les besoins des membres aux cycles supérieurs.} +\alinea{Ce transfert est conditionnel à ce qu’un CE de la Promotion aux Cycles Supérieurs soit formé en bonne et due forme.} + +\article{Fond de Développement Durable} +\alinea{Un montant équivalent à 1\% des cotisations est versé au Fond de Développement Durable.} + +\article{Fond de Meuble} +\alinea{Un montant équivalent à six pourcent (6\%) de la cotisation étudiante est versée au Fond Meuble.} + +\article{Fond de Donation} +\alinea{Du montant restant après les transferts à l’Article 2.1 du présent règlement, 3000\$ seront transférés au Fond de Donation} + +\article{Montant restant des cotisations} +\alinea{Le montant restant, après la distribution ci-haut, sera utilisé afin de fournir les services courants aux membres.} + +\article{Date de versement des montants} +\alinea{Les fond seront versés à chaque session, après réception de ceux-ci de la part du Service des Finances de l'Université de Sherbrooke} + + +\adoption{XXX}{\add{(À venir)}} \ No newline at end of file diff --git a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement7CEPromo.tex b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement7CEPromo.tex index 21d3230..9453c45 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement7CEPromo.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/Reglements/Reglement7CEPromo.tex @@ -1,6 +1,6 @@ \reglement{Relatif à la constitution d’un conseil exécutif de promotion} -\preambule{L’objectif du présent réglement est de définir les liens entre une promotion et l’AGEG et de définir les modalités à la création d'une nouvelle promotion.} +\preambule{L’objectif du présent règlement est de définir les liens entre une promotion et l’AGEG et de définir les modalités à la création d'une nouvelle promotion.} \partie{Dispositions générales} \article{Mission du présent règlement} diff --git a/reglements-procedures-politiques/ReglementsAbroges.tex b/reglements-procedures-politiques/ReglementsAbroges.tex index f192236..82bb1ed 100644 --- a/reglements-procedures-politiques/ReglementsAbroges.tex +++ b/reglements-procedures-politiques/ReglementsAbroges.tex @@ -16,10 +16,17 @@ \chapter*{RÈGLEMENTS ABROGÉS} \item[]{Règlement 16 – Fonds immobilisations (abrogé 2002), remplacé par le règlement 22} \item[]{Règlement 23 – Relatif à l’attaché à l’exécutif (abrogé Automne 2012)} \item[]{Règlement 21 – Dates de party (abrogé 2003), remplacé par le règlement 28} +\item[]{Règlement 28 – Relatif aux activités sociales de l'AGEG (abrogé H24), remplacé par le règlement 57} \item[]{Règlement 34 – Relatif au Comité d’Orientation sur la Sécurité et la Sensibilisation (COSS) (abrogé A17)} \item[]{Règlement 42 – Relatif au sens de la vie, l’univers et tout le reste (abrogé A11)} \item[]{Règlement 48 – Relatif à la gestion du Fonds de la Moisson (abrogé H16)} +\item[]{Règlement 49 – Relatif à la gestion de l'imprimante 3D de l'Ageg. (abrogé A19)} +\item[]{Règlement 53 – Relatif au Comité Projets de Génie (abrogé H24)} \item[]{Règlement 54 – Relatif à l’organisation du Projet d’Initiation à la Robotique de l’Université de Sherbrooke (PIRUS) des étudiants de première session de GEGI à la Faculté de génie de l’Université de Sherbrooke. (abrogé A17)} \item[]{Règlement 56 – Relatif aux frais administratifs. (abrogé A18)} -\item[]{Règlement 49 – Relatif à la gestion de l'imprimante 3D de l'Ageg. (abrogé A19)} + + + + + \end{itemize}