- 保持正式、准确、简洁、可执行，避免口语化、宣传口号化和空泛套话。
- 优先写明目的、依据、任务、要求，不堆砌空话。
- 多用动作导向表达，例如“开展”“落实”“报送”“组织实施”“严格执行”。
- 少用模糊词，例如“尽快”“适当”“有点”“比较好”。
- 生成的文本原则上少用分号，除非确需用于排比句、长并列结构或同层级事项的集中列举。
- 标题通常由发文机关、事由和文种组成；无须重复发文机关时，可直接写事由和文种，但仍应让读者一眼判断文种和事项。
- 标题应直接点明事项和文种，常见格式如“关于 + 事项 + 的通知”。
- 同一标题内避免同时出现多个中心事项。
- 标题较长时可分行，但回行时应保持词意完整、排列对称。
- 标题中除法规、规章、办法、方案、会议名称等确需使用全称的名称外，一般不用标点符号；需要保留完整名称时，优先使用书名号，不额外叠加无关标点。
- 正文层级默认使用
一、、（一）、1.、（1），不要混用成一是、（二）、3.这类不统一形式。 - 一级标题优先使用汉字序号加顿号，如
一、二、三、四。 - 二级标题优先使用带括号的汉字序号，如
（一）（二）（三）。 - 三级标题优先使用阿拉伯数字加点号，如
1. 2. 3.。 - 四级标题优先使用带括号的阿拉伯数字，如
（1）（2）（3）。 - 正文中的并列实质性板块标题，默认使用一级标题编号，不裸写成无编号标题；常见写法如
一、基本情况、二、工作开展情况、三、存在问题、四、下一步打算。 - 同一份文稿内，标题层级应逐级展开，不要从一级直接跳到三级，也不要在同一层并列中混用不同编号体系。
- 10 页以内的文稿，统一控制到二级标题，不再展开到三级标题及以下层级。
- 2 至 3 页左右的文稿，通常使用一级和二级标题即可，不必为了形式完整继续下钻层级。
- 除标准层级标题外，可适当使用“一是、二是、三是”等分点衔接句增强机关文风，但不要机械堆砌。
一是、二是、三是更适合作为段内分点衔接语，不宜与正式层级标题体系混用为同级标题。- 使用
一是、二是、三是等分点衔接语时，默认应在同一自然段内连续书写，不得将一是、二是、三是分别另起自然段。 - 除非用户明确要求逐条分段，或者单一点内容明显过长、确需单独强调，否则不拆分为多个自然段。
- 第一段优先交代背景、目的或依据，再展开具体安排、请示事项或答复意见。
- 正文首次出现非规范简称、项目简称、机构简称或会议简称时，应先写全称，再用括号注明简称；后文再按简称统一使用。
- 引用政策文件、会议决定、来文依据时，宜先写文件标题或会议名称，再写文号、届次、日期等标识信息；日期、届次和会议名称要写完整，不用含混缩写。
- 正文各板块都应承担明确功能，不能只挂标题不写实质内容；写“基本情况”就要交代起因、范围、现状和总体态势，写“工作进展”就要交代已做事项、主要做法和阶段结果，写“存在问题”就要直陈短板、风险和制约因素，写“下一步打算”就要落到后续安排、改进措施和需要协调的事项。
- 同一层级标题之间应各有分工，不要把背景写进“工作要求”，也不要把请批事项混进“报告”或把执行要求埋在“会议认为”里；如果某一板块事实不足，应压缩篇幅，但仍要把该板块要说明的内容说清。
- 对正文中的一级编号标题，默认按“首行缩进 2 字符”的常见机关写法理解和导出；在 Markdown 结构稿中通过标题层级保留结构，在
.docx中通过标题段落首行缩进体现，不把标题、主送单位、落款、附注、版记、附件等结构栏混入正文编号体系。 - 涉及其他部门、其他单位职权的事项，只有材料已明确写明协商一致、联合发文或共同决定时，才能写成联合口径；没有明确依据时，不擅自代替其他部门表态。
- 通知重在部署安排；意见重在原则和办法；通报重在事实、评价和要求；报告重在汇报情况，不混入请求批准事项。
- 简报和专报优先做到“先事实、后判断、再建议”。
- 报告、纪要、汇报材料、工作总结、情况专报等综合性材料中，二级标题下通常先用 3 至 5 句话概述本节，再用
一是、二是、三是等段内分点展开；每一点一般写 5 至 7 句话。对责任分工、完成时限、单项结论、单条进展等执行性内容可从简，但不得只写空泛口号，也不得为凑句数编造事实。 - 会议类材料和纪要类材料要准确使用提示语：
会议认为主要写总体判断和一致意见，会议指出主要写重要观点、基本情况、成绩、问题或意义，会议强调主要写需要重点重申的要求和定调，会议要求主要写直接可执行的任务、责任、时限和落实安排。 - 通知常用结尾：
特此通知。 - 请示常用结尾：
妥否，请批示。 - 报告常用结尾：
特此报告。 - 函常用结尾：
特此函复。或特此函达。
- 落款通常包含发文单位和日期。
- 日期建议写成中文年月日形式，例如
2026年3月15日。 - 年份应写全，月、日不补前导零。
- 若用户未给出单位名称或日期，保留占位符，不要自行猜测真实主体。
- 主送机关宜使用全称、规范化简称或同类型机关统称；能明确写清对象范围时，不用含混的“各有关单位”“有关部门”等模糊称谓。
- 有附件时，正文与附件应分工清楚；方案、名单、清单、表格、细则等内容较长时，优先作为附件承载，不把附件全文重复抄入正文。
- 需要插入图片、流程图、示意图、照片、截图、成果图时，普通公文和内部材料原则上优先放入
附件、附图或附表，不直接把图片写进正文主体。 - 只有技术指南、操作手册、规范性附表、标准性说明等更偏技术资料的文本，才默认允许使用
附录A/附录B承载图片说明；普通通知、报告、请示、函、纪要等不默认使用附录。 - 当前导出器已支持在 Markdown 中使用独立图片块语法
嵌入真实图片；第一版仅支持本地png/jpg/jpeg文件，且更适合放在附件、附图、附录中单独成块排布。 - 同一文稿如列多个附件，宜按顺序编号，正文中先提“附件”，后列附件名称；未形成正式附件时，不虚构附件名称和数量。
- 图片类附件宜包含图片编号或附件编号、图片标题，以及必要的
说明、注、来源、截至时间等说明字段；图片不能裸放而没有文字说明。 - 版记不是所有文种的默认结构。只有当前文种
spec.md、用户模板或系统样式明确要求时才保留版记，不机械给所有文稿追加版记章节。